אפיון מערכת מידע

אפיון מערכת הוא שלב תהליך קריטי שמטרתו התאמת מערכת מידע לצרכים הספציפיים של ארגון. אפיון מערכת המידע מתבצע אחרי אבחון ולמידת של תהליכי וצורכי הארגון וזיהוי כשלים וחוסר יעילות במצב הקיים אותם נרצה לפתור באמצעות מערכת המידע.
האפיון מגדיר כיצד המערכת תיתן מענה לצרכים: אילו פרמטרים יתוחזקו במערכת, הלוגיקה שתיושם במערכת, מבנה המסכים, שדות חובה, חישובים שתבצע המערכת, דוחות ושאילתות ניתן יהיה להפיק מהמערכת, התראות וחסימות שימנעו טעויות, הרשאות לסוגי המשתמשים השונים, הגדרת סבבי חתימות ואישורים, קשר וחיבוריות בין נתונים, תצורת מסמכים מודפסים, (כגון: הזמנות, תעודות משלוח, חשבניות ומדבקות), תוכניות אוטומטיות לביצוע חישובים ועדכון פרמטרים.

האפיון מערכת מידע כולל הגדרת מפורטת של האופן בו תהליכי העבודה העתידיים יבואו לידי ביטוי במערכת המידע.
אפיון הנתונים הנדרשים על מנת לבצע הסבת נתונים ממערכת קיימת למערכת החדשה. לדוגמא: נתוני לקוחות וספקים, עצי מוצר, נתונים פריטים, מחסנים ואיתורים. האפיון מגדיר את כלל הפרמטרים הנדרשם על מנת ליישם את לוגיקת המערכת החדשה. יתכן שחלק מהנתונים לא קיימים במערכת הקיימת. למשל אם במערכת הקיימת ניישם לוגיקה של עיתוד מלאי אוטומטי, והלוגיקה מבוססת נתון של זמן אספקה מספק, יתכן שנתון זה לא מתוחזק במערכת הקיימת ויהיה צורך ל"ייצר" אותו לטובת טעינת נתונים למערכת החדשה.
האפיון כולל גם הגדרת הממשקים בין מערכת המידע למערכות מידע אחרות בארגון. אפיון הממשק מגדיר אילו נתונים יעברו בממשק ממערכת אחת לאחרת, מה הטריגר להעברה הנתונים, באיזה אופן יקלטו הנתונים במערכת הקולטת, ואיזה פעולה הם יחוללו בה.

בחירת יועץ לאפיון מערכת מידע היא החלטה חשובה שעלולה להשפיע משמעותית על הצלחת פרויקט של הטמעת מערכת מידע או יישום טרנספורמציה דיגיטאלית במערכת קיימת. כדי לבחור את היועץ המתאים ביותר, מומלץ לבחון את היבטים הבאים:
•ניסיון וידע משולב: הן באפיון מערכות מידע והן best practice של ביצוע תהליכי עבודה.
•אפיון פתרונות 360: אפיון מערכת המידע לרב אינו עומד בפני עצמו, ויש צורך באפיון פתרון הוליסטי שיכול לכלול היבטים ארגוניים (הגדרות תפקיד), נהלי עבודה, התאמות בתשתית הפיזית בתפעול ובלוגיסטיקה.
•אובייקטיביות ויושרה:
נסו לכוון ליועץ מקצועי, יציע לכם את פתרונות הטובים ביותר עבורכם מבחינת עלות תועלת.
•כימיה עם היועץ והתאמת היועץ לארגון מבחינת גישה וסגנון.
•בקשו לראות אפיון מערכות מידע לדוגמא מפרויקטים דומים שביצע היועץ.
•מי בפועל יבצע אפיון המערכת בפועל – חשוב שתכרו ותבחרו ותתרשמו ממי שיבצע את אפיון המערכת שלכם בפועל ולא רק את הדרג הניהולי שמרשים מאוד בתהליך המכירה אך בפועל נגיעתו בפרויקט תהיה מינורית.

נשמח להעמיד לרשותך את המומחיות והידע שלנו לסייע לך באפיון מערכות מידע מסוג: ERP, WMS, CRM, BI ו-MES. התהליך הכלול ניתוח מעמיק של הצרכים הייחודיים לארגון שלך, ואפיון פתרונות מותאמים לצרכים. בעמוד סיפורי הצלחה תוכלו לקרוא על פרויקטים נבחרים שביצענו בארגונים וכללו אפיון מערכת מידע.

כיועצת עצמאית, אני מביאה איתי ניסיון רב שנים בתפקידי ניהול תפעול ושרשרת אספקה. כמו כן, ניסיון בלווי ייעוצי של עשרות פרויקטים מרכבים בתחום מערכות המידע במגוון ארגונים.
אני לוקחת אחריות על הפרויקט מקצה לקצה: אבחון, אפיון פתרונות חכמים ואופן יישמן במערכת המידע, ומלווה את לקוחותיי אותך בכל שלבי הפרויקט מהגדרת הצרכים ועד להטמעה מלאה
חברות גדולות מבטיחות שהלקוח נהנה מניסיון מצטבר בחברה פרויקטים רבים וצוות גדול. אך בפועל הפרויקט מטופל על ידי יועץ זוטר בעל ניסיון מועט. כיועצת עצמאית, אני מעמידה לרשות הפרויקט שלכם את 30 שנות הניסיון והידע שלי וממחיות ייחודית באפיון ויישום פתרונות חכמים, חדשניים ודיגיטאליים במערכות המידע.

אין טעם להעתיק למערכת החדשה תהליכים קיימים שאינם יעילים. טרנספורמציה של תהליכים קיימים לתהליכים חדשים חכמים ודיגיטאליים, היא שינוי. שינוי עלול לגרור התנגדויות או צורך פתרון הוליסטי הכולל היבטים ארגוניים, תשתתים ועוד. מסיבה זו, חברות יישום מערכות מידע תמיד יעדיפו לא "לטלטל את הספינה", ללכת על בטוח ולהעתיק את התהליכים הקיימים למערכת חדשה. הפתרון הנכון לכם אינו בהכרח הפתרון הנכון לחברת היישום.
יועץ אובייקטיבי, ובעל יושרה מקצועית ימליץ לכם על הפתרונות הנכונים לכם.