ייעוץ תפעולי

בדרך כלל, ארגון יפנה ליועץ תפעול במקרים הבאים:

•  כאשר קיימת בעיה ספציפית בתפעול:
  – צווארי בקבוק: כאשר קיימים תהליכים איטיים או מורכבים מדי שמשפיעים על יעילות הארגון.
  – בזבוז משאבים: כאשר ישנה תחושה של בזבוז משמעותי של זמן, כסף או חומרים.|
  – איכות ירודה: כאשר מוצרים או שירותים אינם עומדים בסטנדרטים הרצויים.
•  קושי בהשגת יעדים: כאשר הארגון מתקשה להשיג את יעדי התפוקה, הרווחיות או השירות.
• בעת שינוי או התרחבות: הטמעת מערכת חדשה: כאשר הארגון מעוניין להטמיע מערכת מידע חדשה או תהליך חדש.
• התרחבות עסקית: כאשר הארגון גדל וזקוק לתכנון מחדש של התפעול.
•  שינוי באסטרטגיה: כאשר הארגון משנה את הכיוון האסטרטגי שלו וזקוק לייעוץ אסטרטגי בתחום התפעול.
•  כדי לקבל נקודת מבט חיצונית: אבחון תהליכים זיהוי הזדמנויות לשיפור מגורם אובייקטיבי ומקצועי.

• מומחיות: יועץ תפעול מביא אתו ידע וניסיון רב בתחום, שיתכן שחסר בארגון, ויכול לסייע לארגון להתמודד עם אתגרים מורכבים.
• נקודת מבט אובייקטיבית: מנהלים ועובדים בארגון לעיתים שבויים בקונספציה לגבי סיבות לבעיות וחסמים. יועץ תפעול מסתכל על הארגון מבחוץ ומזהה בעין אובייקטיבית ומקצועית את בעיות השורש והזדמנויות לשיפור.
• חיסכון בזמן ומשאבים: בזכות ניסיון בעזרות ארגונים ופרויקטים וידע, יועץ תפעול יכול לחסוך לארגון זמן ומשאבים על ידי זיהוי פתרונות יעילים ומהירים.
• שיפור התוצאות: יועץ תפעול יכול לסייע לשפר את היעילות, הרווחיות והאיכות של הארגון.

ייעוץ תפעול הוא תחום רחב העוסק בשיפור היעילות והפרודוקטיביות של ארגונים, באמצעות ניתוח תהליכים, אופטימיזציה של משאבים ויישום פתרונות חדשניים.
התחומים עיקריים בהם עוסק ייעוץ תפעול:

• ניהול שרשרת האספקה: שיפור זרימת החומרים והמידע לאורך כל שרשרת האספקה, החל מספקים וכלה בלקוחות.
• ניהול מלאי: אופטימיזציה של רמות המלאי, הפחתת עלויות אחסון ושיפור זמינות המוצרים.
•  תכנון הייצור: שיפור תכנון ולוגיסטיקה של תהליכי הייצור, הגדלת תפוקה והקטנת בזבוז.
• ניהול פרויקטים: תכנון, ניהול ובקרה של פרויקטים שונים בארגון, החל מפיתוח מוצרים חדשים ועד להטמעת מערכות מידע.
• אוטומציה ורובוטיקה: יישום טכנולוגיות אוטומציה ורובוטיקה לשיפור תהליכים, הפחתת עלויות ושיפור איכות.
•  ייעוץ טכנולוגי: יישום טכנולוגיות ומערכות מידע חדשות לשיפור תהליכים והשגת מצוינות תפעולית.
  •ייעוץ ארגוני: שיפור מבנה ארגוני, תהליכי עבודה ותקשורת בין מחלקות.

בחירת יועץ תפעול היא החלטה חשובה שעלולה להשפיע משמעותית על הצלחת הארגון. כדי לבחור את היועץ המתאים ביותר, יש לשקול מספר גורמים:

• ניסיון ומומחיות: הכרחי יועץ המתמחה בתחום התפעול הרלוונטי לכם (ייצור, לוגיסטיקה, שרשרת אספקה וכו'). ניסיון בענף יכול להוות יתרון, אך ניסיון ממגוון תחומים וענפים יכול אף הוא להוות יתרון.
• המלצות: בקשו המלצות מלקוחות קודמים של היועץ.
•  כימיה עם היועץ והתאמת היועץ לארגון מבחינת גישה וסגנון. והתרשמות מהיושרה של היועץ. בקשו לראות תוצרים לדוגמא מפרויקטים דומים ודברו עם ממליצים.
• תהליך העבודה.
•  זמינות היועץ.
•  מי בפועל יבצע את הפרויקט – פחות חשוב החברת היעוץ המבצעת וניסיונה, הרבה יותר חשוב הניסיון והכישורים של מנהל הפרויקט שיוקצה לכם. בקשו להכיר ולראיין את היועץ התפעולי בפועל.
•  כשמדובר תמחור פרויקט מחיר שעתי – מה שחשוב הוא לא רק המחיר לשעה אלה היקף השעות שאינו ידוע מראש. שיו לב שיועץ שלוקח לשעה 300 שח אבל ייקח לו לבצע את הפרויקט 200 שעות, יעלה יותר מיועץ שלוקח 350 שח וייקח לו לבצע את הפרויקט 100 שעות.

משך תהליך הייעוץ התפעולי תלוי במספר גורמים:

• מורכבות הארגון: ארגונים גדולים ומורכבים יותר ידרשו יותר זמן לאבחון וליישום שינויים.
•  היקף הייעוץ: האם הייעוץ מתמקד בבעיה ספציפית או שהוא כולל אבחון מקיף של כל התהליכים בארגון?
•  מספר השינויים המיושמים: ככל שיהיו יותר שינויים ליישום, כך התהליך ייקח יותר זמן.
•  מחויבות וזמינות הנהלה: ככל שההנהלה יותר מחויבת לתהליך וזמינה לפתור חסמים ולקבל החלטות אסטרטגיות כך ניתן להאיץ את תהליך. כשהארגון בכללותו מחויב תהליך ומתעדף אותו ומקצה לו את המשאבים הפנימיים נדרשים ניתן להאיץ את תהליך.

כשמדובר פרויקט ממוקד בבעיה ספציפית הפרויקט צפוי להמשך מספר שבועות עד מספר חודשים.
בפרויקטים חוצה ארגון סביב שנה, לדוגמא: הכנסת מערכת WMS כחצי שנה. החלפת מערכת ERP כשנה עד שנה וחצי.
אם זאת, אין תשובה חד משמעית לשאלה כמה זמן אורך תהליך ייעוץ תפעולי. משך התהליך משתנה בהתאם למאפייני הארגון ותכלית התהליך.

השלבים בתהליך הייעוץ התפעולי:

•  אבחון: איסוף נתונים, ראיונות עם עובדים, ניתוח תהליכים קיימים.
•  הגדרת מטרות: הגדרת היעדים המצופים מהתהליך.
•  אפיון פתרונות ותוכנית ליישמם.
•  סיוע לארגון לבחור מערכות, טכנולוגיות, אנשי מקצוע ייעודיים במידת הצורך.
•  לווי מקצועי של תהליך היישום וההטמעה בארגון.
•  ניתוח תוצאות, וביצוע התאמות במידת הצורך.
  לאורך כל התהליך או הפרויקט באחריות היועץ התפעולי לנהל את הפרויקט, לרכז את המשימות לביצוע ע"י כל השותפים בתהליך, לקיים ישיבות סטאטוס וועדות היגוי, לבצע בקרה שתוכנית היישום מתקדמת בהתאם לוחות הזמנים והתקציב, לתת פתרונות לחסמים וארעים בלתי צפויים.

ארגונים רבים בוחרים להיעזר ביועץ תפעול באופן קבוע, כחלק מתהליך שיפור מתמשך. זה יכול להיות שימושי במיוחד עבור ארגונים שמתמודדים עם שינויים תכופים או רוצים לשמור על יתרון תחרותי.

תוצרי תהליך ייעוץ תפעול הם מגוונים ומתאימים לצרכים הספציפיים של כל ארגון. באופן כללי, התוצרים שאנו מספקים בתהליך ייעוץ תפעול הינם:

•  דוח אבחון: זהו דוח מקיף של סיכום תהליכים ושרשרת הערך, זיהוי כשלים במצב קיים והזדמנויות לשיפור והתייעלות.
• תקציר מנהלים של דוח האבחון.
• דוח המלצות ופתרונות, ומפתחות להצלחה בניהם מה המשאבים הנדרשים מהארגון על מנת ליישם שינוי.
• תוכנית ליישום הפתרונות. לרבות הגדרת KPIS מדדי ליבה לניהול הביצועים.
• מסמך אפיון צרכים מפורט ליישום הפתרונות במערכות המידע, דוחות, dashboards מדדים ועוד (במידת הצורך).
• במידת הצורך הכנת RFP (מפרט דרישות לטובת קבלת הצעות מחיר) לרכש מערכות, וטכנולוגיות ויישמם בארגון.
• לווי הלקוח בבחירת טכנולוגיות, מערכות ואנשי מקצוע הנדרשים כחלק מפתרונות, מסמך ניתוח והשוואת הצעות, ו ROI ניתוח החזר השקעה), במידת הצורך).
• תוכנית בדיקות קבלה: במידה ובוצעו לפיתוחים ויישום במערכת הקיימת, או במערכת חדשה במידה ובוצעו. הלווי כולל ביצוע בדיקות הקבלה יחד עם בעלי תפקידים בארגון.
• תוכנית הדרכות ומצגות הדרכה, ונהלי עבודה – לטובת הדרכות עובדים על תהליכי עבודה חדשים, , שינויים בהגדרות תפקדי, מערכות מידע ואמצעים טכנולוגיים חדשים.
• בתום תהליך ההטמעה – דוח ניתוח תוצאות והשפעת המהלך על הביצועים.
• תוצרים נוספים שאנו מספקים הינם פיתוח מודלים בהתאם לצורך:
  – פיתוח מודלים לחיזוי ביקושים ומכירות
  – פיתוח מודלים לחלוקה גאוגרפית אופטימאלית של קווי הפצה.
  – ניתוח צרכים לתכנון מחסן או מרלו"ג.
  – מודלים לעיתוד מלאי