ייעוץ תפעולי, תכליתו לתמוך בארגונים בתהליך שיפור הפרודוקטיביות והאפקטיביות של הפעילות הפנימית שלהם. תהליך העבודה של יועץ תפעול מטעמי, מתחיל באבחון התהלכים הקיימים וזיהוי לכשלים וחסמים. בהתאם לממצאים מוגדרות מטרות תהליך הייעוץ עם הלקוח. בשלב הבא מאופיינים פתרונות תהליכיים, ארגוניים, ובהיבט של מערכות המידע. הליווי הייעוצי כולל את ניהול פרויקט הטמעת השינוי מתחילתו ועד להשגת המטרות.
ייעוץ תפעולי הוא תהליך לשיפור הדרך שבה הארגון מתכנן, מבצע ומבקר את העבודה השוטפת. מטרתו לזהות גורמי שורש לצווארי בקבוק, טעויות ובזבוז, לתכנן תהליכים יעילים ומדידים יותר וללוות את היישום שלהם בשטח.
אני מלווה חברות תעשייה ומסחר משלב האבחון ומיפוי התהליך הקיים, דרך הגדרת תהליך היעד והפתרונות הארגוניים והדיגיטליים, ועד ההטמעה והמדידה. הניסיון המקצועי שלי משלב ניהול תפעול ושרשרת אספקה, הנדסת תהליכים ואפיון מערכות מידע, כך שהפתרון מחבר בין העבודה בשטח, תחומי האחריות, הנתונים והכלים שמנהלים את התהליך.
מתי כדאי להיעזר בייעוץ תפעולי
- תהליכים מתארכים, נתקעים בין מחלקות או תלויים בבירורים ובידע של עובדים מסוימים
- קיימים צווארי בקבוק, זמני המתנה, עבודה כפולה או פעולות שאינן מוסיפות ערך
- טעויות, החזרות, תיקונים או חריגות איכות חוזרים על עצמם
- הארגון מתקשה לעמוד ביעדי תפוקה, אספקה, איכות או שירות
- תחומי האחריות והממשקים בין תפעול, ייצור, לוגיסטיקה, איכות ומכירות אינם ברורים
- חסרים מדדים מוסכמים ושגרת ניהול שמאפשרת לזהות חריגים ולקבל החלטות
- הארגון גדל, משנה אתר, מטמיע מערכת או נדרש להתאים את התפעול למודל פעילות חדש
כאשר הבעיה חוצה את התכנון, הרכש, המלאי, הייצור, המחסנים וההפצה, נכון לבחון אותה במסגרת ייעול שרשרת האספקה. כאשר המוקד הוא המחסן ותנועת המלאי, ניתן להעמיק בייעוץ לוגיסטי.
אבחון תפעולי וזיהוי גורמי שורש
מיפוי התהליך הקיים באמצעות נתונים, ראיונות, תצפיות ועבודה עם בעלי התפקידים המעורבים.
זיהוי צווארי בקבוק, כשלים בממשקים, פעולות כפולות, זמני המתנה, טעויות ותלות בעבודה ידנית.
בחירת מוקדי השיפור לפי השפעה, מאמץ ותלויות. להעמקה ראו שיפור תהליכים תפעוליים בשבעה צעדים.
אסטרטגיה תפעולית ויעדי ביצוע
תרגום היעדים העסקיים ליעדי תפעול, רמות שירות, סדרי עדיפויות ומדדי הצלחה.
הגדרת קיבולת, משאבים, אחריות ושגרות ניהול הנדרשים לתמיכה ביעדים.
שיפור תהליכים ומצוינות תפעולית
תכנון תהליך עתידי שמצמצם פעולות שאינן מוסיפות ערך ומשפר את הזרימה. Lean Enterprise Institute מגדיר LEAN כדרך ליצור ערך נדרש בפחות משאבים ובפחות בזבוז.
יישום עקרונות LEAN, ניהול חזותי, עבודה סטנדרטית, פתרון בעיות ושיפור מתמיד בהתאם לאתגר.
שיפור איכות התהליך וצמצום טעויות, תיקונים ועבודה חוזרת באמצעות בקרות בנקודות הנכונות.
מבנה תפעולי ממשקים ותחומי אחריות
הגדרת בעלות על תהליכים, חלוקת אחריות וסמכות וממשקים בין מחלקות ובעלי תפקידים.
בניית נהלים, שגרות עבודה ומנגנוני הסלמה שמאפשרים לנהל חריגים באופן עקבי.
מדדי ביצוע ושגרות ניהול
בחירת KPIs המותאמים ליעדי הארגון, עם הגדרה מוסכמת, מקור נתונים, יעד ובעל אחריות.
אפיון דוחות ודשבורדים לניהול הביצועים ולזיהוי חריגים. כאשר נדרש כלי ייעודי, ניתן להעמיק בייעוץ BI.
פתרונות דיגיטליים ואוטומציה
בחינה אם ניתן לשפר את התהליך באמצעות המערכת הקיימת, אוטומציה, ממשק או כלי משלים. מהלך רחב לעיצוב תהליכים דיגיטליים יכול להתבצע במסגרת ייעוץ טרנספורמציה דיגיטלית.
אפיון הדרישות מהמערכת רק לאחר הגדרת התהליך הרצוי, כדי שהטכנולוגיה תשרת את העבודה ולא להפך.
ליווי היישום וניהול השינוי
בניית תוכנית יישום עם פעולות, אחריות, משאבים, תלויות, אבני דרך ומדדי התקדמות.
ליווי מנהלים ועובדים, הדרכה, פתרון חסמים, התאמות ובקרה על התוצאות בהתאם להיקף שסוכם.
איך מתנהל תהליך הייעוץ
- הגדרת האתגר, גבולות התהליך והמטרות העסקיות.
- איסוף נתונים, ראיונות, תצפיות ומיפוי המצב הקיים.
- ניתוח גורמי שורש ותעדוף מוקדי השיפור.
- תכנון תהליך היעד והפתרונות התהליכיים, הארגוניים והדיגיטליים.
- בניית תוכנית יישום, מדדים ואחריות.
- ליווי ההטמעה, מדידת התקדמות וביצוע התאמות בהתאם להיקף הפרויקט.
תוצרי תהליך ייעוץ תפעולי
- תמונת מצב של התהליך, הנתונים, החסמים וגורמי השורש
- מפת הזדמנויות לשיפור ותיעדוף לפי השפעה ומאמץ
- תהליך עבודה עתידי, תחומי אחריות וממשקים
- תוכנית יישום הכוללת משימות, אבני דרך ומשאבים
- מדדי ביצוע ושגרת בקרה ניהולית
- מסמך דרישות למערכת מידע או כלי דיגיטלי כאשר נדרש
- ליווי מקצועי של ההטמעה והמדידה בהתאם להיקף שסוכם
לא כל פרויקט כולל את כל התוצרים. ההיקף והתוצרים מוגדרים מראש לפי האתגר, המטרות והמשאבים של הארגון.
דוגמאות לפרויקטים תפעוליים
יישום LEAN בקו הראש הכותב ב- HP Indigo
בקו הראש הכותב של HP Indigo הוטמעו פתרונות LEAN ובהם כרטיס ניתוב משופר, ניהול חזותי, העברת אחריות על תורי המכלולים ללוגיסטיקה, שיפור זמינות רכיבים והגדרת SLA פנימי. לפי עמוד הפרויקטים, בתום כחצי שנה קוצר זמן המחזור ב־20% והמלאי בתהליך צומצם.
לסיפור הפרויקט המלא
ייעול תהליך הלוגיסטיקה ההפוכה במנועי בית שמש
במנועי בית שמש תוכנן והוטמע תהליך אחיד וממוחשב לטיפול במוצרים שהוחזרו מלקוחות. הוסדרו זרימת המידע, חלוקת האחריות, הבקרה על העלויות והמעקב אחר חריגים באמצעות דשבורדים, ונוצר תהליך שקוף ומבוקר יותר.
לסיפור הפרויקט המלא
אבחון חוצה ארגון ותשתית ניהולית בדקר ציוד רפואי
בדקר בוצע אבחון מהזמנת לקוח ועד לאספקה, שכלל תכנון, רכש, מלאי, מחסנים, ייצור והפצה. בעקבותיו הוגדרו המלצות לתהליכים, אחריות ומדדים, והוטמעו דשבורד ניהולי וכלי לעיתוד מלאי במערכת הקיימת.
לסיפור הפרויקט המלא
