רנואר, חברת האופנה המובילה, ביקשה פתרון עבור האתגר הבא:
תהליכי הרכש התבצעו ע"י החטיבות בארגון, לרב תוך עקיפה של גוף הרכש.
ההנהלה רצתה שתינתן לחטיבות עצמאות תפעולית אם מדובר על רכש חוזר של פריט מספק במחיר מוסכם ובתוקף אך בכל מקרה אחר שהרכש יהיה מעורב.
הפתרון:
יישמנו דיגיטציה מערכת ה ERP של החברה. יושמה לוגיקה במערכת כך שסבב חתימות של הזמנה נקבע באופן אוטומטי בהתאם לפרמטרים של הפרטים הנרכשים ותוקף מחירון הספק, וכלל או לא כלל את גוף הרכש בהתאם ללוגיקה שהוגדרה.
כתוצאה מכך הרכש יושמה האסטרטגיה הנהלה למעורבות הרכש בתהליך באופן שאינו ניתן לעקיפה.
בנוסף, יישמנו תשתית לניהול תוקף למחירונים באופן דיגיטאלי - התראות לקראת פגות תוקף של מחירון, וחסימות שימוש במחירון לא תקף.
הטמענו שינוי בתהליכי ונהלי עבודה ברכש:
באמצעות דיגיטציה של מערכת ה-ERP ויישום לוגיקה אוטומטית לסבב חתימות, ניתן לקבוע מתי גוף הרכש נדרש לאשר הזמנות. המערכת אוכפת את מעורבות הרכש בהתאם לפרמטרים מוגדרים, כמו תוקף מחירון וסוג הפריט.
ניתן ליישם תשתית דיגיטלית לניהול תוקף מחירונים, הכוללת התראות לפני פקיעת תוקף וחסימת שימוש במחירונים לא תקפים. בנוסף, ניתן להקים תקציבי רכש לכל חטיבה ולחסום אישור הזמנות החורגות מהתקציב המוגדר.
ייעול תהליך הרכש באמצעות מערכת ERP מבטיח אכיפת אסטרטגיית ההנהלה למעורבות הרכש, מונע עקיפת תהליכים, חוסך זמן בירורים, ומשפר את ניהול הידע וארכוב המסמכים. זה גם מאפשר שליטה טובה יותר על תקציבי הרכש.