ייעוץ BI

BI , ראשי תיבות של Business Intelligence והרגום לעברית "בינה עסקית". מדובר בנישת מערכות המידע המספקות כלים לאיסוף מידע ניתוח והצגתו באופן שניתן להסיק ממנו תובנות עסקיות, ומכאן שמו בינה עסקית. מערכות BI יכולות להתממשק במקביל למספר רב של מערכות ומקורות מידע דיגיטאליים – מערכות מידע ומכונות בארגון, מדיה חברתית, אתר המכירות של הארגון, ואף מקבצים דוגמת קבצי Excel. מערכת BI יכולה לתכליל את המידע שהיא שואבת ממקורות המידע שונים להם היא מתממשקת, להצליב נתונים שהתקבלו ממקורות שונים, ולבצע חישובים. התועלת העיקרית ממערכת BI היא היכולת שלהן להציג את הנתונים בתצורה גרפית. BI מאפשרת למשתמש לבצע חיתוכים וסינונים במידע בהון עצמי וקל לתפעול. מנהלים בארגונים מובילים, נוהגים לעשות שימוש יומיומי בלוח מכוונים ב BI שהינו בעצם Dashboardsהמרכז את התצוגות גרפיות של מדדי ליבה מרכזיים. לוח מכוונים מאפשר למנהל לקבל במבט מהיר את תמונת מצב של ביצועי הארגון. בכל גרף ב BI ניתן לבצע drill down בלחיצת כפתור ולקבל פרוט הנתונים שעומדים מאחורי הערכים המוצגים בגרף.

מערכת BI הינה כלי ניהולי המאפשר זיהוי של מגמות של מדדי הביצוע המרכזיים של הארגון (KPIs): רווחיות, מכירות, החזרות, מס' תלונות לקוח, עלויות תפעול ועוד. כאשר כל ארגון מגדיר מה הם ה KPIs שבכוונתו לנהל ולבקר באמצעות ה BI. ניתן ליישם במערכת ה BI לוח מכוונים ייעודי למנהל, שיכיל את הגרפים שיותר רלוונטיים עבור אותו מנהל. מערכת BI מישרת קו גופים שונים בארגון לגבי ביצועי הארגון. נתוני הביצועים שקופים ונגישים להנהלה בזמן אמת. מכל הסיבות הללו – BI נחשב אמצעי הכרחי ליישום שיפור ביצועים מתמיד בארגון.

חברות יישום BI עוסקות בשיווק מערכות BI והטמעתן. החברות יישום לא עוסקות בניתוח תהליכים והגדרת KPIS הארגוניים שיוצגו המערכת ה BI אלה ביישום המדדים שיגדיר הלקוח. כל החברות חלק מתהליך שיווק המערכת יבטיחו תהליך הגדרת מדדים ואכן יבע כזה אבל ברמה השטחית. על מנת למקסם את הפוטנציאל המערכת BI יש צורך באפיון מדדים מקצועי. במידה וחסר בארגון ידע מקצועי בתחום זה מומלץ להיעזר ביועץ BI. ישנן מספר רב של מערכות BI פופולריות בישראל, יועץ BI יוכל להמליץ על מערכת המתאימה לצורכי הארגון במסגרת תקציב הארגון.

כדי שהטמעת BI תצליח, חשוב לבצע בחירה נכונה וממוקדת של המדדים ארגוניים שיוצגו ב BI ולבצע הטמעה מדורגת. דרך מצוינת להטמיע את שימוש ב BI בארגון היא להקצות באופן מובנה כחלק מישיבות ההנהלה, ורצוי גם ישיבות צוותים ומחלקות סריקת ביצועים ובאמצעות ה BI והנעה לפעולה. כשמנהל מציג ומסביר את הנתונים שבאחריותו. באופן זה, ניהול לפי ביצועים הופך לתרבות ארגונית וה- BI לכלי סביבו מתכנס השיח הארגוני. באופן טבעי שכמתקיים הנ"ל, מנהלים יאמצו את ה BI ככלי בשימוש יומיומי לבקרה וניהול.

השיקולים העיקריים בבחירת מערכת BI הם: עלות הטמעה ושימוש חודשי. התאמת מערכת פוטנציאלית להתמודדות עם גודל מסד הנתונים הנדרש – ממערכות החברה ומערכות חיצוניות כגון מדיה חברתית. אבטחת מידע, מקצועיות, זמינות השירות והתמיכה של הגוף שיישם את המערכת.