תכנון רכש, תפ"י ומלאי למוצרי דיאגנוסטיקה קלינית
ניהול שרשרת האספקה אצל יצרנים המפתחים, מייצרים ומשווקים מוצרים למעבדות רפואיות מחייב תיאום בין הרכש, הייצור והמלאי, תוך התחשבות בחיי מדף, עקיבות ודרישות רגולציה. כאשר תהליכי התפ"י ומערכת המידע אינם משקללים אילוצים אלה, עלולים להיווצר עודפי מלאי, חוסרים ואיחורים באספקה. שילוב בין מודלים לעיתוד מלאי, התאמת מערכת ה־ERP ותכנון מבוסס נתונים מאפשר לשפר את קבלת ההחלטות ולצמצם עבודה ידנית. ההמלצות במאמר מבוססות על 20 שנות ניסיון מצטבר בתפקידי ניהול בשרשראות אספקה ובליווי חברות תעשייה ומסחר כיועצת עצמאית המתמחה בהנדסת תהליכים ובמערכות מידע. עם החברות שליוויתי נמנות מעבדות חי וביוגל מעבדות גלעד, הפועלות בתחום מוצרי המעבדה והדיאגנוסטיקה.
מהם האתגרים בניהול שרשרת אספקה של מוצרים למעבדות רפואיות?
האתגרים המרכזיים בניהול שרשרת האספקה של יצרני מוצרים למעבדות רפואיות הם ניהול מוצרים בעלי חיי מדף קצרים, שמירה על עקיבות תחת דרישות רגולציה והתאמת תכנון החומרים לשינויים בביקוש ובזמני האספקה. שלושת האתגרים קשורים זה בזה ומשפיעים על היכולת לשמור על זמינות מוצרים בלי ליצור מלאי עודף:
- חיי מדף ותנאי אחסון: יש לאזן בין מניעת חוסרים לבין הסיכון להשמדת מוצרים וחומרי גלם שפג תוקפם.
- עקיבות, מנות ייצור ורגולציה: יש לתעד את הקשר בין חומרי הגלם, מנות הייצור, המוצרים המוגמרים ותנועות המלאי.
- מגבלות תכנון במודול MRP: יש להתאים את חישובי דרישות החומרים לתאריכי תפוגה, לתנודות בביקוש ולשינויים בזמני האספקה.
כיצד חיי מדף קצרים משפיעים על תכנון הרכש והמלאי?
.חיי מדף קצרים במוצרים למעבדות רפואיות מחייבים את היצרן לאזן בין הסיכון להשמדת עודפים לבין הסיכון לחוסר במוצר הדרוש ללקוחות. בהנחיות ארגון הבריאות העולמי לרכש מוצרי IVD וציוד מעבדתי, שפורסמו במאי 2017, מודגש כי יש להביא בחשבון את יציבות המוצרים ואת חיי המדף הזמינים כבר בתהליך הרכש, במיוחד כאשר מדובר בריאגנטים רגישים. קיטים לבדיקות, ריאגנטים, חומרי הזנה ותרביות עשויים לדרוש גם תנאי אחסון מבוקרים, ולכן לא ניתן לתכנן אותם לפי כמות בלבד. תחזית הביקוש, זמני האספקה, תאריכי התפוגה ורמות המלאי הזמינות צריכים להיכלל יחד בהחלטות הרכש והייצור. חוסר בפריט חיוני עלול לעכב אספקה למעבדות של קופות חולים ובתי חולים, בעוד שעודף עלול להפוך למלאי שאינו ניתן עוד לשימוש.
כיצד מנהלים עקיבות ומנות ייצור במוצרי דיאגנוסטיקה קלינית?
ניהול עקיבות ומנות ייצור במוצרי דיאגנוסטיקה קלינית מחייב קישור מתועד בין חומרי הגלם, האצוות, המוצרים המוגמרים ותנועות המלאי. מערכת המידע צריכה לתמוך בזיהוי כל מנה, בהקצאה ובשריון מלאי ובכללי קבלה וניפוק התואמים לדרישות הרגולציה החלות על הארגון. תיעוד רציף מאפשר לאתר את מקורו ואת יעדו של כל פריט לאורך שרשרת האספקה ולצמצם טעויות בניפוק או בשימוש במלאי.
מדוע MRP סטנדרטי מתקשה לתכנן מלאי בעל חיי מדף קצרים?
מודול MRP סטנדרטי עלול להפיק המלצות חלקיות לתכנון מלאי בעל חיי מדף קצרים כאשר הוא אינו משקלל תאריכי תפוגה, תנודתיות בביקוש ושינויים בזמני האספקה. יתרת מלאי כמותית אינה משקפת בהכרח את הכמות שתהיה זמינה לשימוש במועד הנדרש. כאשר המערכת אינה מביאה בחשבון את האילוצים האלה, צוותי הרכש והתפ"י נאלצים להשלים את החישוב באמצעות אקסל, ידע אישי ובדיקות ידניות, דבר שמגדיל את עומס העבודה ואת הסיכון לשגיאות תכנון.
כיצד משפרים תכנון רכש וייצור בלי להחליף את מערכת ה-ERP?
יצרני מוצרים למעבדות רפואיות יכולים לשפר את תכנון הרכש והייצור באמצעות התאמת התהליכים, הפרמטרים וכלי העזר במערכת ה-ERP הקיימת. העבודה מתחילה באבחון של מקורות המידע, כללי התכנון ונקודות ההחלטה הידניות. לאחר מכן ניתן להטמיע לוגיקה דינמית, אוטומציות ודוחות תומכי החלטה שמעבירים את מחלקות התכנון מעבודה תגובתית לתכנון מבוסס נתונים.
התאמת תהליכי התכנון למערכת המידע הקיימת
התאמת תהליכי התכנון למערכת ERP קיימת מתחילה בזיהוי הפער בין יכולות המערכת לבין כללי הרכש, הייצור והמלאי הנדרשים בפועל. במקום להניח שנדרשת החלפת מערכת, נבדקת האפשרות להוסיף לפריוריטי, SAP או מערכת אחרת מנגנוני חישוב ואוטומציה ייעודיים. שילוב מודלים לעיתוד מלאי מאפשר לחשב דרישות רכש וייצור לפי זמני אספקה, ביקוש צפוי, מלאי זמין ומגבלות תוקף.
פתרונות לתכנון רכש, תפ"י, מלאי ועומסי עבודה
פתרונות לתכנון רכש, תפ"י ומלאי ממפים כל חסם תפעולי לשינוי תהליכי או למנגנון מתאים במערכת המידע. הטבלה הבאה מציגה את תחומי הטיפול, את הכשל הנפוץ בכל תחום ואת השינוי המוצע בתכנון הרכש, בתפ"י, בבקרת המלאי ובהפחתת העבודה הידנית.
| תחום הטיפול | החסם התפעולי המסורתי | הפתרון והשינוי התהליכי שאני מובילה |
| תכנון רכש חומרי גלם | חישוב סטטי, הזמנות יתר/חוסר, תלות מוחלטת בזיכרון של מנהל הרכש. | אפיון פתרונות תכנון דינמיים במערכת המידע המתחשבים בחיי מדף וזמני אספקה משתנים. |
| תכנון ייצור ותפ"י | עבודה ידנית על אקסלים, תזמון קווי ייצור ללא סנכרון לזמינות חומרי הגלם בפועל. | אוטומציה של תהליכי תפ"י מבוססי נתונים, המייצרים פקודות עבודה מותאמות קיבולת. |
| ניהול ובקרת מלאי | השמדות מלאי בהיקף גבוה עקב חוסר מעקב אחר פקיעת תוקף של מנות ייצור. | מנגנוני שריון מלאי מובנים ואכיפת חוקי ניפוק קפדניים (FEFO) במערכת המידע. |
| עומס עבודה ארגוני | שחיקה של צוותי התפעול, קבלת החלטות ידנית תחת לחץ זמנים. | צמצום התלות בגורם האנושי על ידי הפיכת מערכת ה-ERP לגורם מנחה ומקבל החלטות. |
סיפור לקוח: שיפור תהליכי תכנון ייצור ותכנון רכש במעבדות חי
סיפור לקוח: תכנון רכש וייצור במעבדות חי
מעבדות חי, המפתחת ומייצרת מוצרים לגילוי ולזיהוי מחלות זיהומיות, ביקשה לשפר את תכנון הרכש, הייצור והמלאי. האתגר היה לשמור על זמינות המוצרים ללקוחות מוסדיים, ובה בעת לצמצם השמדות של מלאי בעל חיי מדף מוגבלים.
לאחר אבחון שרשרת האספקה אופיינו והוטמעו במערכת Priority שני מודלים לתכנון דרישות חומרים (MRP): מודל לתכנון הרכש ומודל לתכנון הייצור. המודלים מחשבים את מועד הפעולה ואת הכמות הנדרשת לפי הביקוש, הצריכה הצפויה וחיי המדף. יישומם שיפר את תכנון הרכש והייצור, צמצם השמדות מלאי, שיפר את העמידה במועדי האספקה והפחית את העבודה הידנית במחלקות הרכש והתפ״י.
לסיפור המלא על שיפור תכנון הרכש והייצור במעבדות חי
סיפור לקוח: החלפת מערכת מידע והבניית מצוינות תפעולית במעבדות ביוגל
ביוגל מעבדות גלעד, המפתחת ומייצרת פתרונות דיאגנוסטיקה וטרינרית, נדרשה להחליף מערכת ERP מיושנת בלי לפגוע ברציפות הייצור וההפצה לשווקים הבינלאומיים. החברה ביקשה לנצל את המעבר למערכת Priority גם להסדרת תהליכי העבודה ולהטמעת פתרונות דיגיטליים.
הפרויקט כלל אבחון ואפיון, ניהול היישום והעלייה לאוויר והדרכת המשתמשים. במערכת הוטמעו מנגנונים לשריון מלאי, לתכנון הייצור וההפצה, לחישוב עלויות משלוח ולהפקה אוטומטית של מסמכי השילוח. בתום שנה עלתה מערכת Priority לאוויר והפכה למערכת הליבה של ביוגל. הפתרונות יצרו תהליך רציף וממוכן יותר ושיפרו את נגישות המידע הנדרש לתכנון הייצור, להכנת המשלוחים ולהפצה.
לסיפור המלא על החלפת מערכת ה־ERP בביוגל
מתי יצרן מוצרים למעבדות רפואיות צריך לשפר את שרשרת האספקה?
יצרן מוצרים למעבדות רפואיות צריך לבחון שיפור של שרשרת האספקה כאשר מופיעים השמדות חוזרות, חוסרים, איחורים באספקה או עומס חריג בתכנון הידני. סימנים נוספים הם פערים בין נתוני ה-ERP לבין העבודה בפועל, תלות גבוהה באקסל וקושי לעקוב אחר תוקף ומנות ייצור. אבחון ממוקד מסייע להבחין בין בעיית נתונים, כשל תהליכי ומגבלה מערכתית, ולבחור את השינוי המתאים במקום לבצע החלפת מערכת ללא צורך.
אבחון ושיפור שרשרת האספקה בחברה שלכם
אבחון שרשרת האספקה של יצרן מוצרים למעבדות רפואיות ממפה את כשלי השורש בתכנון הרכש, התפ"י, המלאי ומערכת המידע. התהליך בוחן את הנתונים, כללי העבודה ונקודות ההחלטה, ולאחר מכן מגדיר סדר עדיפויות לפתרונות תהליכיים ודיגיטליים. יצרנים המתמודדים עם השמדות מלאי, איחורים או עבודה ידנית מרובה יכולים להשתמש במיפוי הזה כבסיס לתוכנית שיפור ישימה ומדידה.
