S&OP – הסוד להרמוניה בין התפעול למכירות

מהו S&OP?

Sales and OPration, S&OP, הוא תהליך ארגוני שתכליתו לסנכרון בין צורכי המכירות לבין אילוצי התפעול: הרכש, הייצור, והלוגיסטיקה.

תוצאת התהליך הינה תוכנית אספקות מוסכמת הן על המכירות והן התפעול כאשר כל בעלי העניין בארגון מתכוונים אליה ומתחייבים לה. תהליך S&OP מאפשר לארגון עדכן לקוחות מבעוד מועד לגבי היקפי המכירות שהארגון יוכל להתחייב להם וצפי אספקה להזמנותיהם.

S&OP הינו תהליך מתגלגל, כאשר תוכנית הייצור והאספקות נבחנת ומתעדכנת כל הזמן ע"י צוות ה S&OP. כשמתגלים פערים וחריגות בין הרצוי למצוי, הצוות פועל למציאת פתרונות.

כיצד מיישמים תהליך S&OP בארגון

על מנת ליישם תהליך של ,S&OP יש להקים צוות S&OP המורכב מנציגים של כלל הגופים הרלוונטיים.
תנאי הכרחי להצלחת התהליך הוא קיום ישיבות  עבודה של צוות S&OP בתדירות קבועה, אחת לשבוע- שבועיים.

על הובלת התהליך בארגון וניהול ישיבות עבודה של צוות S&OP אמון בדרך כלל מנהל התפ"י.

על גוף המכירות לבצע עבודת הכנה לפני הישבה ולגבש תחזית מכירות מעודכנת, ועל התפ"י לבצע ניתוח יכולות התפעול לעמוד בתחזית המכירות זו.

בישיבת ה S&OP דנים בפערים בין צורכי המכירות למשאבי התפעול מחפשים פתרונות לצמצום הפערים. דוגמא לפתרונות: הוצאת ייצור לקבלני משנה, הוספת משמרות או שעות נוספות בייצור, דחית מועד אספקה ללקוח בתאום עם הלקוח, תיקון תחזית מכירות.
בסופו של דבר מתכנסים לתוכנית מקובלת על כל בעלי העניין שמתחייבים להתאים עצמם אליה.

הטמעת תהליך S&OP חדש בארגון אינה פשוטה, וסיכויי ההצלחה שלה גוברים כאשר התהליך מלווה ביועץ תפ"י מנוסה ביישום S&OP שיסייע לארגון להתוות את דרך הפעולה בנושא.

כיצד תהליך S&OP יכול לשפר את שורת הרווח בארגונים?

כאשר מבוצע תהליך S&OP שתוצאתו תוכנית ייצור ומכירות מוסכמת לטווח ארוך – גוף הרכש יכול להצטייד במלאי באופן יעיל יותר: ליישם הזמנות מסגרת מול ספקים, להוזיל עלויות, לשקף את תחזית רכש לספקים ולשפר זמינות מלאי ולהוריד רמות מלאי.

התמקדות כל הגורמים במטרה מוגדרת ומוסכמת  – מאפשר למקד משאבים במה שחשוב ולהפיק את המירב והמיטב מהמשאבים.

תהליך S&OP משפר את השרות ללקוחות החברה – כשתוכנית הפעולה על מגבלותיה ברורה ניתן לשקף ללקוחות מבעוד מועד צפי אספקה ופיגורים צפויים. תהליך כזה תורם לאמינות החברה מול הלקוחות ושביעות רצון הלקוח.

תהליכי ליבה בארגון כגון: תכנון תקציב, תכנון פיתוח מוצרים חדשים, תוכנית השקעות, נכון שיהיו מבוססים על תוכנית מכירות וייצור מגובשת ומוסכמת. תהליכי S&OP מאפשרים להנהלה לקבל החלטות מבוססות תחזית מכירות ראלית.

אחרון, אך לא פחות חשוב, לרב ימצא מתח מובנה בין גוף המכירות לגוף התפעול. נתקלתי לא פעם בארגונים בהם המתח הזה מוביל לאי שיתוף פעולה בין הגופים ותרבות ארגונית של האשמות הדדיות. תהליך S&OP מיצר קרקע לתקשורת חיובית ובונה בין המכירות לתפעול.

האתגרים ביישום  S&OP

תחזקת תחזיות מכירה

תחזית מכירות איכותית, היא תנאי הכרחי להצלחת הארגון ביישום ה S&OP כיוון שתכלית התהליך הינה לסנכרן בין משאבי התפעול לתחזית המכירות, ולהניע תוכנית פעולה לצמצום הפערים.

לרב, גוף המכירות נוטה למתן תחזיות אופטימיות. יש לתת מקום לפידבק מגוף התפעול על איכות התחזית. מומלץ לנתח ולהציע נתוני היסטוריה של הזמנות לעומת תחזיות… ובמידת הצורך להיעזר בהנהלה כדי להגיע לעמק השווה.

לפעמים אין פתרון קל

לא תמיד ניתן למצוא פתרונות לסגירת הפער בין משאבי התפעול לבין צורכי המכירות, לצמצום פיגורים באספקה ללקוחות. אך התראה מוקדמת על אי עמידה בתוכניות הייצור והאספקות – להנהלה וללקוחות ולבעלי עניין נוספים, נותנת לכולם אפשרות להיערך ולהתמודד טוב יותר עם הבעיה.

"כלי עבודה" לשימוש צוות ה S&OP 

כיום בארגונים רבים בארץ ובעולם מיושמים תהליכי S&OP . זהו התהליך ניהולי ותפעולי מתבקש בארגון המבקש לנצל  משאבי התפעול באופן מיטבי, למקסם מכירות ולעמוד ביעדי אספקה.
אך כדי להפיק את המקסימום מתהליך ה S&OP יש צורך בתשתית מחשובית שתהווה כלי לעבודה לצוות ה S&OP:
– לניתוח התכנון מול הביצוע.
– לניתוח חוסרים צפויים במלאי חומרי גלם על מנת לעמוד בתוכנית.
– לניתוח רגישות של חלופות ופתרונות שונים, כך שניתן יהיה לבחון את השפעת שינוי מסוים על עמידת הארגון בתוכנית האספקות.
מערכות ERP  (לרבות מודל MRP), לא מספקים מענה מלא לצורכי הניהול, הבקרה והתכנון שבאחריות צוות ה S&OP.

טרנספורמציה דיגיטאלית לתהליך ה S&OP

בארגונים רבים בהם מיושם תהליך S&OP, הכלים העומדים לרשות התפ"י והמכירות לבקרתו וניהולו של התהליך, הינם דוחות ותו לו. כדי לבצע קפיצת מדרגה ולמקסם את הפוטנציאל של תהליך ה S&OP, יש צורך בכלים שיאפשרו לתפ"י לבצע ניתוחי רגישות וסימולציות לחלופות שונות של פתרונות לפערים בין הרצוי למצוי, ניתוח משמעויות של יישום שינויים בתוכניות הייצור, ניתוח משמעויות של תעדוף שונה של ההזמנות לייצור.

בסטנדרט של מערכות ERP לא קיימים כלים שיכולים להיות לעזר משמעותי לעבודת צוות S&OP.
מערכות לתזמן הייצור הקיימות בשוק יכולות לתת מענה לניתוח חלופות של תוכניות ייצור, ושל תוכניות משאבי ייצור לא מנתחות היבטים של זמינות חומרי גלם לתוכנית ייצור נבחרת.
כמוכן מדובר על מערכת חיצונית שיש להתממשק למערכת ERP.

מפעל מנועי בית שמש, מפעל ביטחוני המייצר מנועי מטוסים, נעזר בשירותיי  בתחום ייעוץ תפ"י ובתחום ייעוץ מערכות מידע על מנת ליישם מצוינות תפעולית באמצעות טרנספורמציה דיגיטאלית של תהליך ה S&OP במפעל:
בשת"פ עם ממהל התפ"י ומחלקת השיווק אפיינתי בארגון פתרון ייחודי של דיגיטציה של תהליכי  S&OP  במערכת ה ERP שבארגון. הפתרון יושם הלכה למעשה ע"י מחלקת מערכות המדע בארגון.
הועמדו לרשות התפ"י תשתית ייחודית במערכת שנבנתה במערכת ה ERP , ומאפשרת לו לנתח את מועד האספקה האפשרי לכל הזמנת לקוח חדשה, הן מבחינת משאבי ייצור והם מבחינת זמינות חומרי גלם.
כחלק מדיגיטציית התהליך יישמנו תשתית לעדכון תחזיות כאשר כל שינוי בתחזית עבר בסבב אישורים בדיקת ייתכנות ע"י התפ"י, והמועד האספקה המוסכם תוקשר לכל בעלי העניין.
חידדנו את האחריות והסמכות של כל השותפים בתהליך: השיווק, התפ"י, הייצור הלוגיסטיקה.
שגרות הניהול, קרי דיוני S&OP, התבצעו מעתה תוך שימוש בכלי המחשוב ו dashboard S&OP. כשהנתונים והאילוצים הפכו נגישים וברורים, האחריות מוגדרת והתהליך למנוהל וברור  – השיפור בביצועים לא אחר לבוא.

גם בשטראוס יישמתי טרנספורמציה דיגיטאלית של תהליך S&OP, מידע נוסף ניתן למצוא על כך בסיפורי הצלחה.

לסיכום, S&OP הינו תהליך ניהולי תפעולי מתקדם שאומץ בשנות האלפיים ע"י חברות מובילות רבות ואף הוכיח את עצמו כאמצעי לשיפור ביצועי תפעול ומכירות. כדי למקסם את התועלת מהמתודה, יש צורך בכלים ותשתית מחשובית שתשמש את עבודת צוות ה S&OP בכלל והתפ"י בפרט.
כיועצת תפ"י מומחית לטרנספורמציה דיגיטאלית, אשמח לעמוד ברשותכם לאבחון ולאפיין את צרכים ליישום בארגונכם תהליך S&OP מתקדם ומביא תוצאות.