ניהול מלאי ורכש

בעולם שרשרת האספקה, המלאי הוא יישות פרדוקסלית. מצד אחד, הוא החמצן המאפשר לארגון לנשום, למכור ולצמוח. מצד שני, בניהול לא נכון, הוא הופך ל"רוצח שקט" של התזרים, קובר הון יקר ומייצר עלויות סמויות המכרסמות ברווחיות הגולמית והתפעולית. כמי שמלווה הנהלות בכירות בתעשייה, אני קובעת בבירור: ניהול מלאי ורכש אינם עוד פונקציות טכניות של "הזמנה ואחסנה". אלו הם המנועים האסטרטגיים החשובים ביותר לשיפור ה-EBITDA ושחרור הון חוזר (Working Capital). יועץ רכש, מומחה במנגנונים המורכבים המקשרים בין תכנון רכש מדויק לבין ביצועים פיננסיים, הוא הגורם שיוכל לסייע לך להפוך מלאי מנטל תפעולי לנכס פיננסי.

האתגר הגדול ביותר בניהול מלאי הוא המתח המובנה, כמעט הקיומי, בין המחלקות השונות בארגון. סמנכ"ל המכירות חותר לזמינות מלאה בכל מחיר ("אני לא מוכן לשמוע על חוסר במלאי מול לקוח"), בעוד סמנכ"ל הכספים רואה בערימות המשטחים במחסן כסף קפוא וסיכון למחיקות מלאי.

מניסיוני בליווי עשרות חברות, אני רואה במלאי עודף סוג של "כולסטרול רע" במערכת הדם של העסק. הוא מצטבר בשקט, לא כואב בהתחלה, אך לאט לאט הוא סותם את העורקים הפיננסיים ועלול להוביל ל"התקף לב" תפעולי – מצב שבו הארגון נחנק תזרימית למרות שיש לו מכירות נאות. הפתרון לדילמה הזו אינו נמצא בניחושים או בפשרות, אלא במעבר לתפיסה של תכנון מלאי אנליטי ומבוסס נתונים.

כדי לבצע קפיצת מדרגה בביצועים, עלינו לנטרל את תרבות ה-"Just in Case" (החזקת מלאי ליתר ביטחון, המאפיינת מנהלי רכש וותיקים רבים) ולאמץ מתודולוגיות מתקדמות. תכנון מלאי איכותי הוא המפתח לאיזון העדין שבין רמת שירות מקסימלית לבין עלות אחזקה מינימלית.

סגמנטציה ומיקוד ניהולי (ABC Analysis) חוק פארטו תקף באכזריות גם במחסן שלכם. לא כל הפריטים נולדו שווים, ולכן אסור לנהל אותם באותה רמת קשב.

• פריטי A: הפריטים שמייצרים את רוב המחזור או הרווח (לרוב כ-20% מהפריטים המהווים כ-80% מערך הצריכה). אלו דורשים בקרת מלאי הדוקה, ספירות תכופות ותחזיות מדויקות ביותר.
• פריטי C: פריטים בעלי ערך נמוך ותנועה דלילה. כאן ניתן לנקוט במדיניות מקלה יותר, אך להיזהר שלא יהפכו למלאי מת (Dead Stock). החוכמה היא לא רק לסווג, אלא לגזור מדיניות ניהול מלאי ורכש שונה לכל קבוצה.

מנגנוני עיתוד מלאי דינמיים אחת הטעויות הנפוצות שאני מזהה בארגונים היא הקיבעון. נקודות ההזמנה (Reorder Points) ומלאי הביטחון נקבעו לפני שלוש שנים ומאז לא עודכנו. השוק דינמי, הביקושים משתנים, וזמני האספקה של הספקים מתארכים או מתקצרים. תכנון מלאי אפקטיבי דורש עדכון שוטף ודינמי של הפרמטרים הללו. מערכת המידע צריכה "לנשום" את השוק ולהמליץ על כמויות רכש המבוססות על קצב הצריכה העדכני בפועל, ולא על היסטוריה שאינה רלוונטית.

ניהול מלאי ביטחון: פוליסת הביטוח שלכם מלאי ביטחון הוא ההגנה שלכם מפני אי-ודאות (שינוי פתאומי בביקוש או איחור באספקה). אך כמה זה מספיק? בארגונים שבהם אין מתודולוגיה סדורה, מלאי הביטחון נקבע לפי "תחושת בטן". התוצאה היא כמעט תמיד ניפוח יתר. כיועצת, אני מטמיעה מודלים סטטיסטיים הקובעים את מלאי הביטחון בהתאם לסטיית התקן של הביקוש ורמת האמינות של הספק. כך, ההחלטה הופכת לכלכלית ומחושבת.