כיצד ניתן למקסם את יכולות ה ERP כתוכנה לניהול מלאי

מלאי מהווה פקטור משמעותי ביכולת ארגון לעמוד ביעדיו העסקיים. לאיכות ניהול המלאי השפעה על ביצועי החברה – בין אם מדובר על מלאי חומרי גלם, מלאי תוצרת גמורה, ואף למלאי המשמש לתפעול ואחזקה של אתרי החברה.
רמות מלאי גבוהות מכבידות על התזרים והן פוטנציאל לפחת ומלאי מת. לעומתן, חוסר במלאי, מכניס את כל המערכת לסחרור, עולה במשלוחים דחופים, בחוסר יעילות תפעולית, ובאי עמידה ביעדי אספקה ללקוחות.

מערכות ERP מהותן לנהל ולתפעל כל שרשרת הערך של המלאי בארגון. יחד עם זאת בסטנדרט של מערכות ERP לא קיימים מנגנונים לניתוח וחישוב הפרמטרים לתכנון המלאי. בסטנדרט מערכות ERP לא קיימים כלים לחיזוי צריכה עתידית או זמן אספקה צפוי מספקים, גם לא להמלצה על רמת מלאי הביטחון האופטימאלית לפריט. האחריות לחישוב הפרמטרים ותחזוקה שלהם היא על המשתמש. על הפער הזה ניתן לגשר באמצעות ייעוץ ERP מתאים.

אך על הפער בין הצורך ממערכת ERP כמערכת לניהול מלאי לבין הפונקציונאליות החלקית הקיימת במערכת ניתן לגשר. מזה מספר שנים אני רותמת את הידע ההנדסי שלי במודלים לתכנון מלאי ואת הניסיון שלי באפיון מערכות מידע על מנת ליישם במערכות ERP על מנת לגשר על פער זה. כאשר אני מאפיינת מנגנונים מבוססי לוגיקה המיושמים במערכת ERP ומבצעים חיזוי צריכה חכם, חישוב רמת המלאי שבהגיע אליה נכון לצאת לרכש או ייצור, וכן חישוב של הכמות האופטימאליות לרכש מלאי או ייצור מלאי.

קיימות בשוק מערכות ייעודיות לניהול מלאי, היכולות להתממשק למערכת ה ERP ולגשר על הפער הקיים מערכת ERP כמערכת לתכנון מלאי. אך המשמעות היא עלויות של מערכת נוספת, ועבודה בשתי מערכות.

בין אם אתם שוקלים לרכוש מערכת ייעודית לניהול המלאי ובין אם אתם מעוניינים למקסם את היכולת של מערכת ERP שלכם לבצע תכנון מלאי אופטימאלי. אלו היכולות הנדרשות ממערכת לתכנון המלאי שלכם:

1. יכולת חיזוי צריכה

הפונקציונאלית הנדרשת מתוכנה לניהול מלאי הינה בראש ובראשונה לתכנון רכש ותכנון ייצור.

על מערכת לניהול מלאי להיות מסוגלת לחזות את צריכת המלאי העתידית על בסיס נתונים היסטוריים בין אם ע"פ מכירות ובים אם ע"פ ניפוקי מלאי חומרי גלם לייצור.
תוכנה איכותית תדע לנתח מהנתונים ההיסטוריים עונתיות, לנפות חריגים ולהתחשב בפרמטרים נוספים שיוזנו לה כי לחיזוי הצריכה העתידית. יכולת החיזוי של המערכת תלויה אף בגודל מאגר הנתונים הרלוונטיים המצויים ברשותה. בדומה לאופן בו פועל מנגנון AI.

למתכנן תהיה תמיד אפשרות להכיל במערכת תכנון מלאי תחזית צריכה משלו או לבצע תיקונים בתחזית הצריכה שהמערכת מציעה.

מערכות תכנון מלאי ייעודיות יכולות להפעיל AI ואף לוגיקה מורכבת לביצוע תחזית, להציג למשתמש באופן גרפי מגמות צריכה של כל פריט ופריט. אך גם במערכות ERP ניתן ליישם לוגיקה לחישוב צריכה מבוסס נתונים היסטוריים ואף לניפוי חריגים והתחשבות בעונתיות. יישמתי בחרות רבות מודלים לחיזוי במערכת ה ERP שלהן שהפיקו תוצאות טובות למדי.

2. חישוב דינאמי של נקודת ההצטיידות במלאי

במערכות ERP ניתן להגדיר לכל פריט רמת מלאי, שכאשר מלאי הפריט יורד ומגיע אליה המערכת ממליצה להצטייד שוב בפריט – ומייצרת פקודת לייצור או הזמנת רכש בהתאם למקור אספקת הפריט. ברב מערכות ה- ERP רמת מלאי בה נוצרת המלצת להצטיידות מחודשת בפריט מכונה "מלאי ביטחון" או "מלאי מינימום". כאשר רמת המלאי מינימום אופטימאלית היא רמת מלאי שתיתן מענה לצריכה השוטפת עד למועד אספקת המלאי המבוקש (מייצור או רכש).  ברב מערכות ה ERP, ערך מלאי המינימום מוגדר במערכת ע"י המתכנן שאף יכול עדכן אותו מידי פעם. אך ברב המוחלט של הארגונים אין זה מציאותי  לצפות מהמתכנן לתחזק את רמת המלאי מינימום באופן קבועה לפרטים רבים, ולקבוע ע"פ חישוב הנדסי את ערך רמת מלאי זו.

אומנם סטנדרט מערכות ERP רמת מלאי המינימום שהינה ערך מספרי שהינו קבוע, אך ניתן לשתול במקום הערך הקובע נוסחה שתחשב רמת מלאי מינימום, קרי נקודת הזמת פריט באופן דינאמי כנתון שמתעדכן אוטומטית אחת לתקופה ומבוסס נתוני צריכה וזמן אספקת המלאי מעודכן.

כך שגם למערכות ה ERP  פוטנציאל לחשב באופן דינאמי ואוטומטי את נקודת ההצטיידות באופטימלית לכל פריט ופריט. כדי ליישם זאת מומלץ להיעזר חד פעמית במומחה לעיתוד מלאי שהינו גם מאפיין או יועץ מערכות מידע.

3. חישוב דינאמי של הכמות לייצור או רכש

בסטנדרט של מערכת ERP רבות, בניהן פריורטי, כשמלאי פריט יורד מתחת לרמת מלאי המוגדרת כנקודת ההזמנה שלו (שבפריורטי נקראת "מלאי ביטחון"), המערכת ממליצה על הצטיידות השלמה לרמת המלאי ביטחון עצמו – כלומר, המערכת מיחסת בניהול המלאי  לנקודת יחוס אחת בלבד. יש הטועים לחשוב שכך אמור להתבצע ניהול מלאי בשיטת שיני מסור  – אך לא כך היא. בשיטת שיני מסור אנחנו נעים בין שתי נקודות יחוס, רמת מלאי  אחת שכשהמלאי יורד ומשתווה לה נוצרת הצטיידות בכמות המשלימה את המלאי לרמת מלאי שניה, מקסימאלית. במערכות ERP מסוימות דוגמת SAP, קיימת תשתית לניהול מלאי בשיטת שיניי מסור. אך גם בהן שתי רמות המלאי המינימאלית ומקסימאלית הן קבוע שהמערכת אינה מעדכנת עצמאית ובאופן לנתונים המשתנים.

כן את רמת מלאי המינימאלית, גם את רמת המלאי המקסימאלית ניתן להסב לנוסחה דינאמית המחשב את הערך אופטימאלית מבוסס נתונים. וניתן ליישם זאת גם במערכות כגון פריורטי שלא קיים בסטנדרט שלהם תשתית לניהול מלאי בשיטת מינימום ומקסימום ובמסגרת אילוצי מודול MRP שהינו מודול סגור. התנאי להצלחה הוא שוב ידע מתקדם מודלים לתכנון מלאי בשילוב עם הכירות מעמיקה יכולות מערכת המידע.

4. ממשק דו כיווני לתוכנת הליבה הארגונית ERP

אם בכל זאת תבחרו לנהל את המלאי באמצעות תוכנה לניהול מלאי משלימה למערכת הליבה הארגונית (ERP), קחו בחשבון שיידרש ממשק בין שתי המערכות כך נתוני הצריכה ההיסטוריים ונתוני המלאי הנוכחי לרבות מלאי שהינו בתהליך רכש או ייצור, יעברו ממערכת הליבה למערכת ניהול המלאי.

בטרם תבחרו מעכת חיצונית ודאו היטב מול חברות יישום שתי התוכנות שהממשק הזה אפשרי.

5. כלי בקרה

ארגונים רבים מבקשים שהתוכנה שמנהלת את המלאי שלהם תשלח לבעלי עניין התראות על רמות מלאי נמוכות וחוסרים. וכמו כן שתעבד ותציג בגרפים וטבלאות את נתוני המלאי באופן שניתן לזהות הן מגמות והן חריגים בזמן אמת.

כדי ליישם שדרוג של יכולות מערכת ה ERP שלכם לתכנן וניהול המלאי באופן שהוצג לעיל, נדרש ידע מקצועי במודלים לחיזוי צריכה ובמודלים לתכנון מלאי. כן כן נדרש ידע כיצד ליישם מודלים אלו במערכת ה  ERP. ידע זה, ברב המוחלט של חברות יישום ERP, לא קיים.
אחת המורכבויות ביישום מנגנוני תכנון הינן שמודל MRP המצוי במערכת ERP הינו מודל סגור שלא ניתן ליישם בו שינויים. הפתרון ייחודי שפתחתי לחסם הזה הינו ליישם את הלוגיקה בשדות פרמטרים שמחוץ למודל ה MRP, בשדות שמזינים אותו מחוצה לו.

לסיכום, מקסום היכולות של מערכת ה ERP שלכם כמערכת לניהול מלאי הינו בהישג יד. לטווח הרחוק מהלך כזה זול ופשוט משימוש במערכת משלימה לניהול מלאי.  חברות שיישמו מהלך כזה בהשקעה מינימאלית השיגו שיפור משמעותי בזמינות המלאי תוך צמצום רמות המלאי בארגון.