במאמר זה אעסוק במגמה שרווחת כיום בעולם העסקי ומכונה טרנספורמציה דיגיטאלית. הכוונה ליישום מהלך אסטרטגי לייעול תהליכים תוך מינוף מערכות מידע ואמצעים טכנולוגיים להבניית תהליכים חכמים, איכותיים, מנוטרים, דיגיטליים ואוטומטיים.
למעשה, מעבר מתהליכי עבודה מנוהלים ע"י אדם, לתהליכים "מנוהלים" ע"י מערכת המידע, כאשר המטרה היא להשגת מצוינות תפעולית.
AI מול טרנספורמציה דיגיטלית
מרווין מינסקי, שהיה מדען יהודי אמריקאי ונחשב למומחה וחלוץ בתחום הבינה המלכותית, הגדיר את הבינה המלכותית (AI – Artificial intelligence) באופן הבא: לגרום למכונה להתנהג בדרך שהייתה נחשבת לאינטליגנטית לו אדם התנהג כך.
רובנו נתקלים ביום יום ביישומי בינה מלאכותית:
- מנועי חיפוש מתקדמים באינטרנט (גוגל)
- מערכות של המלצות ( יוטיוב, אמזון, נטפליקס )
- הבנת דיבור אנושי ( סירי ואלסקה)
- מכוניות אוטונומיות
- בינה מלאכותית יוצרת ( ChatGPT Midjourney )
- המכונה הלומדת
לפני זמן קצר נפגשתי לפגישת ייעוץ עם מנכ"לית של חברה תעשייתית קטנה. היא ביקשה להתייעץ לגבי החלפת מערכת מידע המיושנת שקיימת בארגון, במערכת מידע חדשה, וציינה שחשוב לה שהמערכת החדשה יהיו יכולות של בינה מלאכותית.
מטרת אותה מנכ"לית הייתה לחסוך בפעולות אדם, למזער את התלות בגורם האנושי לביצוע משימות אדמיניסטרטיביות ובעצם לרתום את מערכת המידע לניהול, ייזום, הנעה ותפעול של חלק מתהליכי העבודה.
המנכל"ית חיפשה להכניס לארגון מערכת מידע חדשה שתוכל לדמות יכולות החשיבה האנושית באמצעים טכנולוגיים, כפי שעושה בינה מלאכותית.
תשובתי הפתיעה אותה. הסברתי שנוכל נוכל ליישם כמעט בכל מערכת ERP (להוציא מערכות מיושנות ומוגבלות ממש). לוגיקה שתדמה את יכולות החשיבה האנושית. כלומר ליישם טרנספורמציה לתהליכי העבודה לדיגיטאליים, בכל מערכת ERP שתבחר.
השונה והדומה בין בינה מלאכותית AI לתהליך דיגיטאלי
בעוד שתהליך בינה מלאכותית המערכת מארגנת ומנתחת נתוני עתק ומארגנת אותן לרשומות (ביג דאטה) וכשהמשתמש מזין נתוני קלט (למשל מילת חיפוש בגוגל), המערכת מריצה מודלים מדעיים ומשווים את נתוני קלט לרשומות הקיימות ומנבאים את התוצאה הרצויה.
תרשים 1: תרשים תהליך בינה מלאכותית
מהו תהליך דיגיטאלי
תהליך דיגיטאלי כאמור, הוא תהליך ה"מנוהל" ו"מתופעל" ע"י מערכת המידע.
בעוד שבינה מלכותית מתייחסת לנתוני עתק שמצויים בדאטה של ארגונים בסדר גודל של גוגל ואמזון… תהליך דיגיטאלי, אותו ניתן ליישם בכמעט כל מערכת מידע ארגונית סטנדרטית, מנתח ומעבד את נתוני הארגון עצמו.
במערכת המידע הסטנדרטית אפשר ליישם מודלים אנליטיים פשוטים ולוגיקה פשוטה שהתוצאה שלה יכולה לייצר תוצאה טובה בהחלט לגבי סוגיות כגון: תחזית מכירות, המלצה לרמת מלאי ביטחון, המלצה לכמות לייצר או רכש, אסטרטגית ניהול מלאי לכל פריט ועוד.
תרשים 2: תרשים תהליך דיגיטאלי
למה ליישם טרנספורמציה דיגיטלית ברכש?
במערכת המידע ניתן ליישם לוגיקה שחוסמת אפשרות לבצע פעולות באופן שגוי או המנוגד לנהלי החברה.
מערכת המידע יכולה להזרים מידע מתהליך בהתאם ללוגיקה שיושמה בה. חברת אופנה ישראלית מובילה יושמה במערכת ה ERP שלה לוגיקה לקביעת סבב החתימות על הזמנת רכש בהתאם לסט פרמטרים של המוצר המוזמן – האם מדובר בפריט חדש? האם קיים לפריט מחירון בתוקף? (לינק לסיפור הלקוח).
המערכת אף יכולה להתריעה על חריגות – למשל אספקה מספק לא התקבלה במועד אספקה מתוכנן או שרמת מלאי ח"ג ירדה מתחת לרף ביטחון.
דיגיטציה של תהליכים ומידע מאפשרת עבודה ללא ניירת Paperless כשכל המידע יכול להיות מאורכב ומתועד במערכת המידע ( (Suppliers Relationship management – SRM כך גם מנוהלים את הסיכון שבתלות בעובדי ליבה המחזיקים "הכל בראש".
ניתן ליישם לוגיקה לתכנון רכש חכם, מבוסס נתונים ודינאמי – רמת המלאי בה תצא הזמנה מחשובת ומתעדכנת אוטומטית לפי Lead Time הספק בפועל, לפי המגמה של המכירות. לתחזוקה אנושית של ערך רמת המלאי מינימום ליצירת הזמנה כשמדובר על פרטים רבים אינה אפשרית ולכן ברב הארגונים לא מתוחזקת. אך ארגונים שעברו לתכנון רכש דיגיטאלי מיישמים לוגיקה במערכת המידע שמעדכנת אוטומטית את מלאי הביטחון והכמות המוזמנת ומייצרת דרישות רכש באופן אוטומטי בזמן ובכמות המחושבת אוטומטית ע"י המערכת. כשהתוצאה הינה צמצום אירועי מלאי עודף או מת, וצמצום אירועי חוסר במלאי. ובאופן זה לחסוך הקלדה של דרישות או הזמנות רכש. ולפנות את משאבי הרכש לביצוע פעולות שבהם יש לאדם ערך מוסף כמו: איתור מקורות אספקה, הוזלת עלויות…
באמצעות דיגיטציה של תהליכי ומערכת בשימוש הרכש ניתן ליישם קפיצת מדרגה בשיפור השירות שהרכש נותן ללקוחות הפנימיים. בחברת מצרפלס (חברה המייצרת ומשווקת מוצרי השקיה לחקלאות), יושמה חיבוריות בין הזמנת רכש להזמנות לקוח. בהתאם לצפי אספקה אביזרי השקיה הנרכשים מספקים ומתועד בהזמנות הרכש מחושב צפי אספקה של הזמנות הלקוח – מידע שמקורו ברכש אך מאפשר לגוף המכירות (לקוח פנימי של הרכש) לתת שירות טוב יותר ומידע ללקוחות.
כמו כן מדידת ספקים שהיא הבסיס להערכת ספקים ושיפור רמת השירות הניתת לארגון מספקיו, רצוי שתתבצע באופן דיגיטאלי – המערכת יכולה לחשב חישוב מדד On time Delivery של ספקים למשל, ולהציג את מגת ביצועי הספק וכן להציג השוואה בן ביצועי ספקים. כשהמדידה דיגיטאלית והתוצאות שלה מופצות בדחיפה ע"י המערכת לבעלי עניין, קל להתמיד בה לאורך זמן ולהשיג שיפור בביצועים.
מתווה מומלץ ליישום טרנספורמציה דיגיטאלית ברכש ובכלל
- אבחון וניתוח ממצאים
- המלצות לפתרונות 360 – הינדוס מחדש של התהליכים ליעילים ודיגיטאליים
- קבלת החלטות מעצבות לגבי האסטרטגיה התפעולי העתידית
- אפיון צרכים להתאמות לדיגיטציה והכנת RFP שישמש לבחירת מערכת/חברת יישום
- פיתוח, בדיקות קבלה, טיוב נתונים, הדרכות, תקשור
- עליה לאוויר והטמעה
לסיכום,
טרנספורמציה של תהליכי הרכש לדיגיטאליים יכולה להביא לקפיצת ביצועים באיכות תכנון הרכש וברמת השירות הניתן לארגון מספקים וברת השירות הניתן ע"י הרכש ללקוחות הפנימיים. אומנם, נדרשת השקעה נקודתית של אפיון הלוגיקה והתהליכים הדיגיטאליים ויישומם במערכת ע"י מיישם, אך ההשקעה שאינה גדולה ומחזירה את עצמה תוך זמן קצר.
התמונה מהרצאה בנושא טרנספורמציה דיגיטלית בשירות הרכש, בכנס ארגון מנהלי הרכש.
