לפני בחירת מערכת מידע חדשה או כשארגון מבקש למקסם את התועלת ממערכת מידע קיימת, נדרש לבצע אבחון צרכים ואפיון פתרונות לכשלים וחסמים שמאתגרים את הארגון במצב הקיים, וכיצד יישום הפתרונות במערכת המידע.
הפתרונות יכולים להיות בהיבטים רבים: הגדרות אחריות וסמכות בתהליך, מבנה ארגוני, תשתיות פזיות, מצוינות תהליכית, טרנספורמציה דיגיטאלית של תהליכים ועוד. כאשר ארגון רוכש מערכת מידע מחברת יישום, במידה ולא קיים ברשות הארגון אפיון מערכות מידע – השלב הראשון שחברת הפיתוח תבצע הוא יצירת האפיון. מאידך, עדיף להגדיר את הפתרונות המקיף את כל ההיבטים בעזרת יועץ המומחה לייעול תהליכים ואפיון מערכות מידע לפני ההתקשרות עם חברת היישום.
אפיון מערכות מידע הינו מסמך המגדיר את האופן שבו יש ליישם את התהליך המצוין תפעולית במערכת המידע כשהאפיון אמור להגדיר באיזה אופן מערכת המידע נותנת מענה לאתגרים הייחודים של הארגון. מסמך האפיון הינו חלק מסמך RFP לבקשת הצעת מחיר ומשמש לבחינת התאמת מערכת מידע פוטנציאלית לצרכים, והשוואת הצעות מחיר ביחס למפרט דרישות אחיד שהוגדר.
