תפקיד תפ"י – תכנון ופיקוח על הייצור או בלעז Planning, הינו תפקיד ליבה הנדרש בכל ארגון יצרני. בין אם מדובר בתקן תפ"י יחיד ובין אם מדובר במערך של אנשי תפ"י בארגון, התפקיד העיקרי של התפ"י הינו לבנות ולחזק את תוכנית הייצור ולפקח על התממשותה.
ארגונים רבים נתקלים בצורך של הקמה או דיוק של תפקיד התפ"י בעקבות שינויים ארגוניים, צמיחת הארגון, הכנסת אמצעים טכנולוגיים חדשים התורמים ליכולת תכנון ופיקוח הייצור, או צורך בשיפור תכנון הייצור.
במאמר זה אפרט את תחומי האחריות המרכיבים את תפקיד התפ"י בארגונים וכן את היכולות וכישורים שמניסיוני כמנהלת תפ"י בעבר כיועצת תפ"י לארגונים בהווה אני מוצאת כמנבאים הצלחה בתפקיד.
הגדרת תפקיד התפ"י
הגדרת תפקיד התפ"י תהיה שונה מארגון לארגון מושפעת מגורמים כגון גודל החברה, אופי המוצרים, מורכבות תהליכי הייצור, מבנה ארגוני, ועוד. לדוגמה, בחברות קטנות ופשוטות יחסית, תפקיד התפ"י יתמקד בעיקר בתכנון הייצור ובמעקב אחר אספקת הזמנות, בעוד שבחברות גדולות ומורכבות, התפקיד עשוי לכלול תכנון השקעות רכש מכנות לייצור תכנון משאבי כוח אדם לתוכנית הייצור. אפרט את המרכיבים העיקריים והשכיחים בהגדרת תפקיד התפ"י.
הקמה ותחזוקה של תשתיות פריטים מיוצרים (תוצ"ג): מנהל התפ"י הוא "מנהל המוצר" של המוצרים המיוצרים מבחינה תפעולית ולכן במסגרת תפקידו להקים את המק"ט המוצרים המיוצרים וכן להגדיר בתשתיות כל פריט מיוצר את כלל הפרמטרים המשפיעים על התכנון: רמות מלאי ביטחון/מינימום/מקסימום, אילוצים לגבי גודל פקודת ייצור.
רצוי שאיש התפ"י יהיה אחראי או לכל הפחות שותף בקביעת שיטת ניהול מלאי של המוצרים המיוצרים ושל חומרי גלם לייצור.
הקמה ותחזוקה של עצי מוצר: כמנהל התפעולי של המוצרים המיוצרים, תפ"י אחראי על הקמת עצי המוצר ועל עדכון שוטף של עצי המוצר, בהתאם לשינויים בהנדסה, ייצור, או חומרי גלם. תפ"י אחראי על בקרת איכות הנתונים בעצי המוצר, ווידוא שהם מדויקים ותואמים את המציאות בשטח. התפ"י צריך להגדיר לכל מק"ט מיוצר , עץ מוצר של חומרי הגלם ועץ מוצר תהליכי (איזה תחנות עבודה יעבור המוצר בתהליך הייצור).
חישוב עלויות ותמחור: התפ"י לא בהכרח אחראי על קביעת מחיר המכירה ללקוח אך באחריותו לנתח עלויות הייצור הישירות והעקיפות, פרמטר המשמש לתמחור הפריט. כמו כן ישנם ארגונים בהם התפ"י אחראי על בקרת רווחיות של הפרטים המיוצרים.
חיזוי ביקושים: רצוי שגוף המכירות בארגון יקבל אחריות לחיזוי הביקושים, ובמקרה זה תפקיד התפ"י לבחון בעין ביקורתית את התחזית. אך בארגונים רבים האחריות לתכנון ביקושים מתגלגלת לפתחו של התפ"י. את חיזוי הביקושים – התפ"י יבצע על סמך מידע מהמכירות וההנהלה ובעזרת נתוני מכירות היסטוריים.
יצירת פקודת עבודה לייצור: תפקידו הקלאסי של התפ"י לייצר פקודות עבודה לייצור. לרב באמצעות הרצת תוכנית לייצור פקעות במודול MRP שבמערכת ERP. המודל מייצר רשימת המלצות לפקודות עבודה שבאחריותו של התפ"י לבחון לתקן ולשחרר.
תכנון הייצור: הכנת ותחזוקה של תוכנית הייצור, שיבוץ פקודות העבודה בקווי הייצור, תזמון ביצוע פקודות העבודה ותיעדוף סדר העבודה בכל קו ייצור. תכנון הייצור נעשה בהתאם לאילוצים ומשאבים. הצגת תכנון הייצור בישיבות S&OP והטמעת תיעדוף ההנהלה והמכירות בתכנון הייצור. במידה ומוצרי הארגון מוחזרים מלקוחות לתיקון בייצור, תכנון הייצור יכול גם מענה גם לצורך זה.
הובלת שגרות S&OP בארגון: תהליך S&OP (Sales and operation), הינו מתודה לסנכרון בין צורכי המכירות ואילוצי התפעול והוא לרב מובל בארגונים ע"י גוף התפ"י. כחלק מהתהליך מתקיימות ישיבות עבודה שבועיות בהם התפ"י מציג את תוכנית הייצור – תכנון מול ביצוע בפועל, דנים בפתרונות לפערים ובסדרי עדיפויות לייצור. עוד על תהליך S&OP ניתן לקרוא במאמר שלי S&OP הרמוניה בין תפעול למכירות.
תכנון משאבי הייצור: בחברות גדולות התפ"י אף מתכנן את שיבוץ העובדים בקווי הייצור ובתחנות העבודה.
פיקוח הייצור: באחריות התפ"י לוודא ביצוע של תוכנית הייצור לזהות פערים ולבצע בה התאמות במידת הצורך. פיקוח הייצור רצוי שיעשה באמצעות נתונים במערכת המידע למשל של דיווחי ייצור, אך גם באמצעות נוכחות פיזית של התפ"י ברצפת הייצור בתדירות יומיומית מה שמכונה במתודת המצוינות התפעולית Going to the gemba. תקשורת בלתי אמצעית עם עובדי ומנהלי הייצור מאפשרת לתפ"י להיות מעודכן על "הפרעות" למימוש תוכנית הייצור לדוגמא: בעיות הנדסיות שהתגלו במוצר, תקלות במכונות, חוסר בחומרי גלם או עזר. על התפ"י להניע לפתרון מהיר או להתאים את תוכנית הייצור לאילוצים הבלתי מתוכננים שאירעו.
בקרת זמינות חומרי גלם לייצור: כבעל אחריות לעמידה בתוכנית האספקות, על התפ"י לבצע בקרה שותפת על זמינות ח"ג לייצור. כמו כן בטרם שחרור פקעות לייצור, על התפ"י לוודא שכלל חומרי הגלם הדרושים לייצור פקודת הייצור זמינים עבורה.
הפקת דרישת ניפוק חומרים לפק"ע: דרישת ניפוק חומרים לפקודת עבודה, היא למעשה רשימת חומרי גלם והכמות מכל אחד מהם שנדרשת לטובת ייצור פקודת עבודה ואותה מפיקים ממערכת המידע. כשחומרי הגלם מאוחסנים במחסן באחריות הלוגיסטיקה – הייצור או התפ"י יעבור דרישת ניפוק החומרים לוגיסטיקה לליקוט וניפוק לייצור. יש ארגונים בהם מלאי חומרי הגלם נגיש לעובדי הייצור והוא מלוקט על ידם. התפ"י אחראי על הפקת דרישת ניפוק חומרים לרב בארגונים בהם חומרי הגלם מנוהלי אצווה ויש להפעיל שיקול דעת וידע בהגדרת האצווה שיש לנפק לייצור.
ישנם ארגונים בהם התפ"י אף אחראי על ניתוח הצרכים לתוכנית השקעות רב שנתית לייצור.
KPIs לתפ"י
ישנם מדדים רבים שיכולים לשמש למדידת ביצועי גוף התפ"י בארגון, בהתאם למטרות ולסדרי העדיפויות של הארגון. רצוי להתמקד במספר ממדים בודדים להערכת איכות עבודת התפ"י. להלן הנה כמה מהמדדים המקובלים ביותר:
תפוקה: כמות המוצרים המיוצרים בתקופה נתונה.
זמן מחזור: משך הזמן שלוקח לייצר מוצר מרגע קבלת ההזמנה ועד למשלוח.
OTD :On Tome Delivery, אחוז ההזמנות המסופקות בזמן ביחס לדרישת הלקוח או היעדי האספקה הארגוניים.
זמן אספקה: משך הזמן שלוקח לספק מוצר ללקוח.
יעילות הייצור: OEE מדד ליעילות השימוש במשאבים לייצור מוצרים.
ניצולת מכונות: אחוז הזמן בו מכונות הייצור פעילות ומייצרות מוצרים.
ערך מלאי: ערך המלאי של המלאי של חומרי גלם, מוצרים בתהליך ותוצרת גמורה ביחס למכירות.
רמות המלאי: מדד זה רלוונטי כאשר הייצור לנעשה למלאי ולא להזמנת לקוח. ניתן למדוד את את מספר הפרטים או אחוז הפרטים או ערך הפרטים שהינם בחוסר, וכן גם לגבי פרטים שהינם בעודף מלאי לעומת הביקוש.
ערך השמדות: ערך המלאי המושמד בעקבות פגות תוקף, העדר ביקוש.
איכות התחזיות: רמת הדיוק של תחזיות הביקוש והמכירות.
הכישורים הנדרשים למוביל תפ"י
ישנם כישורים, תחומי ידע, יכולות ותכונות שנדרשים להצלחה בתפקיד מוביל תפ"י, ומומלץ קחתאותם בחשבון כשבוחנים מועמדים פוטנציאלים לתפקיד:
-
- יכולת ניתוח נתונים: בניית מבנה נתונים הגיוני ושימושי, שימוש בכלים סטטיסטיים למציאת הקשרים ומגמות ודפוסים בנתונים.
- יכולת אנליטית: היכולת להשתמש בנתונים כדי להסיק מסקנות, לפתור בעיות ולקבל החלטות.
- ידע בתפעול מתקדם של Excel: לרב, גם שכתפקיד התפ"י נעשה תוך שימוש איכותי במערכת מידע לתכנון הייצור, איש התפ"י יידרש ביצוע ניתוח נתונים גם באמצעות Excel.
- כושר מנהיגות: כמי שמוביל את תהליכי ה-S&OP וצריך להתמודד עם הקונפליקטים המובנים בין צורכי המכירות לאילוצי התפעול, וכן נדרש להניע גורמים רבים לפעולה, נדרשת לאיש התפ"י יכולת תקשורת ברורה ויעילה, ניהול ללא סמכות ומנהיגות המקדמת שיתוף פעולה ועבודת צוות.
- עמידה בלחצים: תפקיד התפ"י הוא לרב תפקיד עמוס ורב משימות, הוא מאתגר בבלת"מים (ארועים בלתי צפויים) ובקונפליקטים ואילוצים שעל התפ"י לפתור. בנוסף, ביצועי הייצור – התפוקה והעמידה ביעדי המכירות ובהתחייבות לאספקה ללקוחות הינם בפוקוס ההנהלה הבכירה, כך שמבצע התפקיד נמצא תחת מתח ביצועי תמידי.
- ידע וניסיון במקצועי: לביצוע תפקיד בתחום התפ"י נדרש ידע פרקטי בתכנון ייצור שיטות ומתודות. ידע בתפעול מערכת במידע בארגונית (ERP ומודול MRP אם קיים). הכרת תהליכי הייצור והכרת המוצרים המיוצרים. בבחירת פלנר או מנהל תפ"י, יש לשקול מה מידת הניסיון המוקדם הנדרשת להצלחה בתפקיד ומה בידע שהמועמד יוכל לרכוש תוך זמן קצר בתפקיד.
לסיכום
תפקיד תפ"י הוא תפקיד מורכב ומאתגר, אך הוא גם אחד התפקידים החשובים ביותר בכל ארגון יצרני. למנהל תפ"י תחום אחריות רחב שאומנם, שמשתנה בין ארגון לארגון, אך תחומי הליבה שלו יחסית מוגדרים. בליבת התפקיד: תחזוקת תוכנית הייצור שתתמוך ביעדי האספקה והמכירות, הפקת פקודות עבודה לייצור, פיקוח שתוכנית הייצור מוצאת לפועל כמתוכנן, והנעה כלל הגורמים לצמצום פערים בין התכנון מול הביצוע. תפקיד תפ"י חיוני להצלחת הארגון, ויש לו השפעה ישירה על שורת הרווח.
