בבואנו ליישם שיפור תהליכים בלוגיסטיקה של ארגון, אחד התהליכי הליבה המשמעותיים להשגת שיפור תהליכים והתייעלות הינו תהליך רענון המלאי המחסנים.
במאמר זה אסביר מהו תהליך רענון מלאי, מדוע הוא כל כך משמעותי להשגת מצוינות תפעולית בלוגיסטיקה, מה הן האסטרטגיות best practice לתכנון ויישום תהליכי רענון מחסן. ואביא דוגמאות כיצד שינוי אסטרטגית רענון המלאי השפיעה על שיפור תהליכים בלוגיסטיקה בארגונים.
מהו תהליך רענון מלאי?
רענון מלאי, הוא הכינוי לתהליך של מילוי והשלמת שוטפת של מלאי במחסן. כאשר מקור אספקת המלאי למחסן הינו מלאי המצוי במחסן אחר ולא רכש או ייצור.
ישנם שני סוגי רענון אופייניים:
- רענון איתורי ליקוט – המצויים בקומות המידוף התחתונות במחסן מתרוקנים בשל ליקוט ואספקה ללקוח, מבוצע תהליך השלמת המלאי באיתורי הליקוט ממלאי הנמצא באיתורי אחסנה באותו מחסן או במחסן אחר. .
- רענון מחסן אחסנה קדמי – רענון המלאי במחסן קדמי ממלאי המצוי במחסן אחורי. מחסן אחורי יכול להיות מרלו"ג בארגון, או מחסן אחסנה במיקור חוץ.
כיצד תהליך הרענון משפיע על עלויות הפצה ותפוקת המלקטים
אחד היעדים של שיפור תהליכים בלוגיסטיקה הינו למזער אירועים של אי זמינות מלאי באיתורי ליקוט כאשר בפועל המלאי מצוי באיתורי אחסנה. אי זמינות מלאי באיתורי הליקוט פוגעת ביעילות התפעולית.
במקרה שמתגלה חוסר מלאי באיתור ליקוט בעת ליקוט הזמנה, כאשר המלאי מצוי באיתורי אחסנה, רב הארגונים יפעלו באחת משתי האסטרטגיות הבאות:
"מלקט יוזם רענון בזמן אמת" – בהתאם לאסטרטגיה זו, כשמלקט נתקל בחוסר באיתור ליקוט בעת לקוט הזמנה, עליו לאתר ולבקש מלגזן ולהנחות אותו לבצע מיידית רענון של איתור הליקוט. אחרי שהושלם המלאי באיתור הליקוט, המלקט משלים את ליקוט ההזמנה. שיטה זו מאריכות את משך הליקוט ומקטינה את תפוקת המלקטים.
"דילוג על איתורים בחוסר" – בהתאם לאסטרטגיה כשמלקט נתקל בחוסר באיתור ליקוט בעת לקוט הזמנה, הוא מדלג על שורת ההזמנה שלא מצוי עבורן מלאי באיתור ליקוט (גם אם המלאי מצוי מלאי באיתורי האחסנה). ההזמנה תלוקט חלקית. יתרת ההזמנה שלא לוקטה תלוקט בגל ליקוט אחר, אולי גם ביום אחר, לאחר שאיתור הליקוט ירוענן. במקרה זה, ההזמנה מפוצלת למספר משלוחים ללקוח, מה שמשפיע על נפח המשלוחים בהפצה, בעיקר אם כל הזמנה ממשטחת על משטח נפרדים בהפצה.
פיצול הזמנה למספר אירועי ליקוט מבזבז משאבי תפעול לוגיסטי, מגדיל את מספר הדרופים (הגעה לאתר אספקה ללקוח) של מערך ההפצה ללקוח ובכך מגדיל את עלויות ההפצה.
פיצול אספקה ללקוח בשל הנ"ל, פוגע בשירות הניתן ללקוח, הן בהיבט של עמידה במועדי אספקה והן בהיבט של התעסקות כפולה בטיפול באספקת ההזמנה מצד הלקוח.
חברה המייצרת ומשווקת מוצרי פלסטיק B2B ביקשה לחקור את סיבת השורש לגידול דרמתי שחל בעלות מערך ההפצה שלה. חקר גורמים שביצעתי העלה שהגידול בעלות ההפצה נבע בין השאר משינוי במדיניות הרענון של המחסן. התוצרת המיוצרת בחברה מאוחסנת בחצר המפעל (הפרטים הגדולים) ובמחסן (הפרטים הקטנים). הזמנת לקוח מלוקטת ביום לאחר קבלתה ולרב כוללת גם מוצרים מהחצר וגם מהמחסן. לאחר שנים בהם מדניות רענון המחסן הייתה לפי min-max החל מנהל המחסן לרענון את מלאי המחסן רק בעקבות קבלת הזמנת לקוח. כך שבעוד שמלאי לחצר היה בזמינות גבוהה, מלאי המחסן היה בזמינות נמוכה. הדבר יצר מצב שהזמנת לקוח המלוקטת עם קבלתה מלוקטת ומסופקת ללקוח חלקית, ובהמשך מושלמת ומסופקת בדרופ נוסף ללקוח. פיצוי ההזמנה לשני דרופים או יותר הגדיל את עלויות ההפצה.
שיפור תהליכים בלוגיסטיקה במקרה זה התמקד בהגדרת אסטרטגיה לרענון מלאי והטמעתה.
אסטרטגיות לתכנון ויישום לרענון מלאי מחסן
ישנן ארבע אסטרטגיות לרענון איתורי ליקוט:
- רענון תקופתי
- רענון בשיטת המגירה הכפולה (DFT)
- רענון בשיטת Min-Max
שלושת השיטות לעיל רלוונטיות הן לרענון מלאי מחסן ממחסן אחר, והן לתהליך עיתוד מלאי מחסן לטובת הצטיידות מרכש.
מהי שיטת "רענון תקופתי"?
בתדירות מוגדרת, למשל לקראת כל סוף יום עבודה, מתבצעת בדיקה של רמות המלאי באיתורי הליקוט. הבדיקה יכולה להתבצע ויזואלית או ע"פ דוח מלאי. מלגזן מבצע רענון מלאי של פריטים שזיהה שהגיעו לחוסר או לכמעט לחוסר באיתור הליקוט.
השיטה אינה תומכת במקרה בו פריט נצרך באופן חריג ואיתור הליקוט שלו התרוקן במהלך יום העבודה. במקרה זה יהיה צורך ברענון ביוזמת המלקט או ללקט את ההזמנה חלקית ללא הפרטים שבחוסר באיתורי ליקוט.
רענון מלאי בשיטת DFT או "המגירה כפולה"
שיטת ניהול מלאי DFT (Demand Flow Technology) המכונה גם שיטת המגירה הכפולה, היא טכניקה פשוטה וויזואלית לניהול מלאי. העיקרון השיטה שמלאי מפריט באיתורי הליקוט יש שני מיקומים סמוכים זה לזה. המאלי יכול להיות בשתי ארקליות (ארגזי פלסטיק שמיועדים אחסון), או בשני מיקומים על מדף או על הרצפה. כל מיקום הוא "מגירה". הליקוט נעשה מהמגירה הראשונה בלבד, כשהיא מתרוקנת, מתחיל הליקוט מהמגירה השנייה. את המגירה הריקה רצוי לאסוף לאזור מגירות ממתינות לרענון ולהזמין עבורה מלאי מהמחסן האחורי. כשהמלאי מתקבל למלאי, למלא את המגירה הריקה ולהחזיר אותה למקומה באזור הליקוט.
שיטת DFT קלה לביצוע ואינה דורשת תשתית מערכות מידע מורכבת, אך היא דורשת מקום אחסון כפול לכל פריט.
רענון מלאי בשיטת MIN-MAX
שיטה זו נקראת גם שיטת EOQ (Economic Order Quantity) או שיטת שיני מסור.
בשיטה זו יש לקבוע לאיתור הליקוט רמת מלאי מינימום ורמת מלאי מקסימום.
כאשר המלאי יורד מתחת לרמת מלאי מינימום יש לרענן את המלאי ולהשלים אותו לרמת מלאי מקסימום.
ערך רמת מלאי מינימום ומקסימום אינו מספר אקראי, רצוי לקבוע אותו לפי תדירות הרענון הרצויה, קצב הצריכה, שונות הצריכה וגודל שטח האחסנה בליקוט. ורצוי גם שיחושב דינאמית ע"י מערכת המדע בהתאם לערכים המשתנים של הפרמטרים הנ"ל.
כחלק משירותי אני מסייעת לארגונים לקבוע את רמות מלאי מינימום ומקסימום אופטימאליות לכל פריט, מוזמנים ליצור קשר ולהתייעץ.
כיצד לקבוע את רמת המלאי באיתורי הליקוט
קביעת רמת המלאי באיתורי הליקוט במחסן לוגיסטי היא משימה קריטית לאופטימיזציה של תהליך הרענון והליקוט והפחתת עלויות תפעול.
ככל שהצריכה גבוהה יותר ותדירות רענון האיתור נמוכה יותר – כך יהיה להחזיק יותר מלאי באיתור הליקוט כדי למנוע המנע מחוסר מלאי באיתור.
מומלץ ליישם מודל ניתוח רגישות הנדסי ובעזרתו להחליט על תדירות הרענון הרצויה לכלל הפרטים במחסן, את נפח יחידת מכירה מהפריט, אמצעי האחסנה שלו בליקוט, לגזור ממנה ורמת המלאי הרצויה.
פריטים קטנים מלוקטים מתא, במידוף רב-תא. במקרה זה גודל אמצעי האחסנה מוגדר וקבוע מראש, עדיף למלא אותו עד המקסימום במלאי כדי לחסוך אירועי רענון.
כאשר פריט מאוחסן בליקוט במשטח שלם אחד או יותר, ממלא כל תהליך רענון הוא של כמות קבועה – משטח. ונכון שיתבצע בכל פעם שנצרכה כמות שמכיל משטח.
אלו דוגמאות לשיקולים בקביעת השטח, אמצעי האחסנה, תדירות הרענון, והכמות מלאי בליקוט.
האם נדרשת מערכת WMS כדי ליישום תהליכי רענון מתקדמים?
אתחיל בתשובה לשאלה זו – לא! ניתן ליישם תהליכי רענון מתקדמים גם ללא מערכת WMS.
הלוגיקה לחישוב רמות מלאי מינימום ומקסימום ניתן ליישם במערכת WMS אך גם במערכת ERP כגון פריורטי, סאפ וכדומה.
היתרון של מערכת WMS הוא שהמלגזן מקבל משימות רענון שמגדירות לו מאיזה איתור לאיזה איתור לרענן. המלגזן יכול לאמת באמצעות סריקת ברקוד איתור האחסנה, את איתור הקליוט ואף את הפריט אם הם מבורקדים ולאשר תנועת העברה בין מחסנים או איתורים.
לרב מערכות ה ERP קיימת אפליקציה שנין ליישם במכשירי מובייל/ מסופונים וליישם בה את הפונקציונאליות של מערכת WMS.
כמומחית לWMS ו ERP אני מלווה חברות בבחירת פתרון טכנולוגי שיתאים לצרכים ולתקציב, באפיון המערכת ובניהול פרויקט היישום.
איך לבצע רענון מלאי של "איתור ליקוט צפוף"
לאחרונה התבקשתי ליישם שיפור תהליכים בלוגיסטיקה של חברה המשווקת ציוד רפואי. אבחון וניתוח ניתונים העלה שהזמנות לקוח רבות מלוקטות חלקית בשל חוסר מלאי באיתורי ליקוט למרות שהמלאי מצוי באיתורי אחסנה. המדיניות במרה זה היא של "דילוג הליקוט על איתורים בחוסר". כך שהזמנות רבות מלוקטות פעמיים ונארזות פעמיים נשלחות ללקוח בשני דרופים נפרדים.
אסטרטגית הרענון בארגון הייתה רענון איתורי הליקוט בסוף כל יום, אך מאחר והמרווח בין המדפים באיתורי ליקוט אפשר לאחסן משטח סחורה אך לא אריזה אחת מעבר לכך, הרענון התבצע רק כשהאיתור התרוקן לחלוטין. איתורי ליקוט בהם נמצא מלאי מועט שלא יספיק לצורכי הליקוט של יום המחרת המלאי לא רועננו והדבר גרם לחוסר יעילות תפעולית ופגע באיכות השירות ללקוחות.
ישנם שני פתרונות אפשריים לרענון במקרה של "איתור ליקוט צפוף": כדי ליישם את הפתרון הראשון יש צורך במספר איתורים ריקים בכל שורת איתורי ליקוט. בפתרון זה אין מיקום קבוע לפריט באיתורי ליקוט. כאשר משטח מועבר מהאחסנה לאזור הליקוט, הוא ימוקם באחד האיתורים הריקים. פתרון נוסף אפשרי הוא שכאשר משטח מועבר מהאחסנה לאיתור ליקוט שאינו ריק לחלוטין, היתרה באיתור הליקוט תועבר למדף "שאריות משטחים", מדף זה יכול להיות במידוף קל ובצד מחוץ לשורות המידוף הרגילות. משימות ליקוט הזמנה ייקחו בחשבון אם מצוי מלאי רלוונטי במדף השאריות וילקטו ממנו תחילה.
לסיכום,
אבחון לצורך שיפור תהליכים בלוגיסטיקה, חיוני שיכלול ניתוח של זמינות המלאי באיתורי ליקוט, בחינת התאמת שיטת הרענון המלאי לצרכי הארגון. לאיכות תכנון הרענון השפעה על היעילות התפעולית של הלוגיסטיקה, תפוקת המלקטים, איכות השירות ללקוחות ועמידה ביעדי אספקה ואף על עלויות ההפצה. בתכנון מחסן יש לתת את הדעת גם לתהליך הרענון ובמידת האפשר והצורך לתכנן מרווח בים מדפים שנותן מענה למלאי משטח המתקבל מאחסנה בתופסת שארית מלאי מסויימת. רצוי ליישם מערכות או אפליקציות שמתממשקות למערכת המידע הארגונית ומאפשרות למלגזן לקבל משימות רענון ולבצע תנועות לוגיות של העברות מלאי לאיתורי ליקוט באמצעות מסופון. את הכמות באיתורי הליקוט והרמת המלאי בה יש לבצע רענון יש לחשב באופן מקצועי ומבוסס נתונים.
