החלפת מערכת מידע של ארגון הינה צעד אסטרטגי שבחובו פוטנציאל לצמיחה והתייעלות, אך גם סיכונים ועלויות. מערכות מידע מסוג ERP, הינן הפלטפורמה המובילה בארץ ובעולם כמערכת המידע לניהול תהליכי הליבה בארגונים. יתרון במערכות ERP הנו שכלל תהליכי הארגון מנוהלים במערכת אחת תוך סנכרון ואינטגרציה בין נתונים ותהליכים. מערכת ERP נחשבת כיום הכרחית להשגת מצוינות תפעולית, ניהול המידע והביצועיים בארגון. אך כדי למקסם את התועלת ממנה, יש לאפיין טרנספורמציה של תהליכים מסורתיים לתהליכים דיגיטליים חכמים, ובמידת הצורך מומלץ להיעזר בגורם מקצועי המתמחה ב ייעוץ ERP.
אם בעבר ארגונים קטנים ובינוניים הסתפקו במערכת הנה"ח כמערכת הליבה הארגונית, הרי שהיום יותר ויותר ארגונים מבינים, שלא יוכלו להתייעל ללא הטמעת מערכת ERP מתקדמת שתנהל ותסנכרן את כלל היבטי התפעול והכספים בארגון ותאפשר להנהלה שליטה ובקרה.
בדיקה 1: האם קיים צורך אמיתי בהחלפת מערכת המידע הקיימת?
כשהנהלת חברה שמה לעצמה מטרה להשיג קפיצת מדרגה בביצועים, נכון תעשה, אם כצעד ראשון תזהה את הגורמים לכשלים וחסמים במצב הקיים. אבחון וחקר הגורמים ע"י גורם חיצוני, מקצועי ואובייקטיבי בלתי תלוי ונטול אינטרסים יכול לספק תובנות מפתיעות.
יתכן, שמערכת המידע הקיימת מיושנת ולא יכולה לתת מענה הולם לצורכי הארגון. אך לעיתים, הבעיה אינה בפונקציונאליות המערכת הקיימת, אלא באופן בו אופיינו ויושמו בה התהליכים. במקרה כזה, אין צורך אמיתי בהחלפת מערכת המידע. הארגון יוכל להשיג מצוינות תפעולית באמצעות שיפור תהליכי העבודה ויישום "חכם" ויעיל שלהם במערכת המידע הקיימת.
גורמים נוספים יכולים להיות הסיבה לכשלים ולחסמים: מבנה ארגוני והגדרות תפקידים, איכות בסיס הנתונים במערכת, תרבות ארגונית, העדר בקרה ועוד…כך, שכדי להשיג את המטרה רצוי לברר היטב מה סיבות השורש לחסמים ולכשלים במצב הקיים וליישם הפתרון הוליסטי.
לכל פתרון מוצע, לרבות החלפת המערכת, רצוי לנתח עלות מול התועלת.
בדיקה 2: האם תהליכים הקיימים שלכם איכותיים?
הימנעו המטעות הנפוצה של רכישת מערכת ואז "העתקת תהליכים קיימים ולא יעילים" אל המערכת החדשה.
טרם בוחרים מערכת, הדבר הנכון הוא לבצע אפיון מקצועי של הצרכים מהמערכת המידע העתידית – בעיקר אפיון פתרונות לאתגרים במצב הקיים שיש צורך שהמערכת העתידית תיתן להם מענה דיגיטאלית. יש לבחון המערכות הפוטנציאליות בשוק בהתייחס ליכולתן לענות על הצרכים והפתרונות שאופיינו.
בדיקה 3: עלויות ומודל התקשרות עם ספק התוכנה
ישנם חברות ERP שמציעות את המערכת שלהם במודל השכרה בלבד (SaaS) לרב לא יהיה ניתן להתקין את המערכת ה ERP על השרתים הפרטיים בארגון והמערכת תאוחסן בשרתי ענן חיצוניים בתשלום.
ישנן חברות ERP המציעות את המערכת שלהם במודל מכירה בתוספת עלות אחזקה שנתית לרב כ18% מעלויות הרכישה.
בדיקת 4: איכות חברת היישום
ישנם בתי תוכנה המשווקים ומיישמים בעצמן את המערכת ERP שפיתחו – במודל הזה עובדת חברת התוכנה אלמוג, חשבשבת ועוד. וישנם בתי תוכנה שהמודל המכירות שלהן הינו מכירות באמצעות חברות יישום שהינן בשותפות עסקית עם בית התוכנה. במודל הזה פועל בית התוכנה פריוריטי ו Sap Business One.
בבחירת מערכת ERP חשוב לבדוק מה היצע חברות היישום שיש לתוכנה. מניסיוני, בתי תוכנה שמיישמים ומטמיעים בעצמם את המערכת שלהם מתמקצעים בה מאוד ומחויבים יותר למתן מענה תשתיתי לצורכי הלקוחות. מנגד, אם לבית תוכנה משווק ומטמיע את המערכת באמצעות חברות יישום, והיצע חברות המיישמות את המערכת קטן – מדובר על סיכון מבחינת הלקוח. במקרה שהיחסים עם חברת היישום עולים על סרטון – הלקוח עלול למצוא את עצמו במלכוד.
מומלץ לבצע בדיקת רקע מעמיקה על חברות יישום פוטנציאליות מבחינת מקצועיות, רמת שירות, זמינות, תחלופת מנהלי פרויקטים, עמידה בהיקף שעות שהוגדר מראש ועוד.
לפגישת מכירה והיכרות, לרב יגיעו מטעם חברת היישום מנהלים בכירים. גם אם הם ירשימו מאוד, זכרו, לא הם אלו שינהלו את הפרויקט שלכם. בקשו להכיר את מנהל הפרויקט והמיישם שמוקצה מטעם חברת היישום לפרויקט שלכם. חושו את הכימיה עם מנהל הפרויקט המיועד לכם ובחנו את הרזומה המקצועי שלו.
בקשו להבין את המבנה הארגוני של כלל הצוות שאמור לפתח, ליישם ולהטמיע את הפרויקט שלכם. אם מדובר על מערך גדול ומבוזר – קחו בחשבון שאתם תישאו בעלויות שנגזרות מהצורך של חברת היישום לסנכרן בין גורמים פנימיים רבים אצלה בבית.
בדיקה 5: התאמת מערכת ERP פוטנציאלית לצורכי הארגון
כדי לבצע בדיקת התאמת מערכת ERP פוטנציאלית לצורכי ארגון ספציפי – ראשית יש לבצע אבחון וחקר גורמים לחסמים וכשלים במצב הקיים. בשלב השני, יש לאפיין את הטרנספורמציה הדיגיטאלית שיש לבצע לתהליכים, קרי כיצד יש ליישם תהליכי עבודה במערכת המידע עתידית כך שיתקבלו תהליכים כמה שיותר אוטומטיים, יעילים ומבוקרים. תוצר שלב אפיון הצרכים, הינו מסמך אפיון הצרכים ממערכת ה ERP העתידית, שישמש כמסמך RFP לקבלת הצעות מחיר, ובסיס לבחינת התאמת מערכות פוטנציאליות לצרכים.
מומלץ לבקש מחברות היישום הפוטנציאליות להציג לכם הדגמה של לפחות אחד התהליכים כפי שאופיינו במסמך האפיון.
את התאמת המערכת הפוטנציאלית, על ארגון לבחון, אל מול מסמך אפיון צרכים שהוכן ע"י גורם המתמחה באפיון דיגיטציה של תהליכים ואפיון מערכות מידע. יש לבדוק האם המערכת מסוגלת לתת מענה לצרכים שאופיינו.
קיימים היבטים נוספים שעלולים להיות רלוונטיים בבחירת מערכת ERP והם:
האם קיימת למערכת גם אפליקציית מובייל (מאפשרת גישת עובדי שטח למערכת מרחוק, ביצוע פעולות לוגיסטיות או דיווחי ייצור באפליקציה).
- באיזה שפות קיימות במערכת ובאפליקציית המובייל. לא לכל מערכת יש ממשק בעברית. ויש ארגונים שקיום ממשק במערכת וגם באפליקציה ברוסית, אמהרית או ערבית הוא נדרש הכרחי.
- האם התוכנה יכולה להתממש למערכות אחרות שקיימות בארגון (או שתכניסו לארגון בעתיד).
- איזה מדינות המערכת מורשת לניהול הנה"ח של החברה – חשוב אם לחברה יחידות עסקיות במדינות אחרות.
- האם ניתן לשמור קבצים מצורפים למסמכי המערכת. למשל לצרף קובץ שרטוט לפקודת עבודה.
- האם המערכת יחסית סגורה או פתוחה להתאמות ופיתוחים.
- עם איזה חברות סליקה, או מרכזיות טלפוניה יכולה המערכת לעבוד.
לסיכום, החלפת מערכת מידע היא צעד אסטרטגי מורכב ויקר. במידה וצעד זה נדרש על מנת לאפשר לארגון צמיחה והתייעלות חשוב לבצע אותו בחוכמה. למקסם את התועלת מצעד זה ותיישם טרנספורמציה דיגיטאלית של תהליכים מסורתיים לתהליכים חכמים, ויעילים ומבוקרים.
